Guida alla notifica all’estero di atti giudiziari civili

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 Guida alla notifica all’estero di atti giudiziari civili

Guida alla notifica all’estero di atti giudiziari ed extra giudiziali in materia civile e commerciale

 

1. Notifiche a soggetti stranieri (persone fisiche e giuridiche) residenti o domiciliati in Paesi membri dell’Unione Europea (compresa la Danimarca)

La disciplina delle notifiche in ambito U.E. si trova nel Regolamento n. 1393 del 2007, in vigore dal 13.11.2008, relativo alla notificazione e comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile e commerciale. Ai sensi di tale Regolamento la competenza istituzionale del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale è residuale ed eccezionale. Si invita pertanto a ricorrere alle modalità ordinarie previste dal Regolamento stesso. Il testo del Regolamento, nonché tutte le informazioni su come procedere alla notifica sono disponibili sul sito dell’Unione Europea: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/ALL/?uri=CELEX%3A32007R1393.
Il regolamento si applica, in materia civile e commerciale, quando un atto giudiziario o extragiudiziale deve essere trasmesso in un altro Stato membro per essere notificato o comunicato. Non concerne la materia fiscale, doganale o amministrativa né la responsabilitàstatuale per atti o omissioni nell’esercizio di pubblici poteri. Inoltre, non si applica quando èignoto il recapito della persona alla quale l’atto deve essere notificato o comunicato.
Qualora l’invio diretto previsto dall’art. 15 non sia ammesso dal Paese in cui risiede ilnotificando (questa forma è ammessa senza limiti in Belgio, Cipro, Danimarca, Finlandia, Francia, Grecia Lussemburgo, Malta, Paesi Bassi, Scozia, Gibilterra e solo in alcuni casi in Germania e Svezia), gli atti sono trasmessi dagli organi designati a tal fine dagli Stati membri (cc.dd. organi mittenti – per l’Italia: U.N.EP. presso le Corti d’Appello o presso i Tribunali Ordinari che non sianosede di Corte d’Appello e presso le relative Sezioni distaccate) ai relativi organi designati da ciascuno Stato come riceventi (per l’Italia coincide con l’Autorità Centrale, ovvero l’Ufficio Unico degli Ufficiali Giudiziari presso la Corte d’Appello di Roma). Per visualizzare la lista degli organi designati da ciascun Paese, consultare il Portale Europeo della Giustizia:https://e-justice.europa.eu/content_serving_documents-373-it.do?init=true.
Gli atti devono essere trasmessi direttamente e nel più breve tempo possibile tra gli organi, ricorrendo a qualsiasi mezzo appropriato, purché siano leggibili e fedeli all’originale. Tali attidevono essere corredati di una domanda redatta usando il modulo standard allegato al regolamento, compilata in una delle lingue ammesse indicate dagli Stati membri, e sono esentati dalla legalizzazione o da altre formalità equivalenti.
Gli stessi possono essere notificati o comunicati anche direttamente a mezzo lettera raccomandata con ricevuta di ritorno oppure tramite gli ufficiali giudiziari, i funzionari o altre persone competenti dello Stato membro richiesto, sempre che questo tipo di notificazione o di comunicazione sia ammessa dallo Stato membro in questione.
In circostanze eccezionali, gli atti possono essere trasmessi agli organi di un altro Stato membro per via diplomatica. A tal proposito, l’Italia si oppone alle notifiche e/o comunicazioni dirette di atti giudiziari effettuate da agenti diplomatici o consolari alle persone che sono residenti in altro Stato membro e che non sono cittadini del Paese richiedente.

2. Notifiche a soggetti stranieri (persone fisiche e giuridiche) residenti o domiciliati al di fuori dell’Unione Europea

Nell’allegata tabella A sono indicate le Convenzioni – bilaterali o multilaterali –applicabili ai Paesi elencati, nonché le Autorità Centrali indicate per ciascun Paese. Occorre precisare che, in caso di adesione ad una Convenzione multilaterale, prevale semprel’applicazione dell’eventuale Convenzione bilaterale, qualora in vigore tra 2 Paesi aderenti (laConvenzione de L’Aja del 15.11.65 prevede questa esclusione all’art. 25). Per questo motivo e per evitare confusione nella consultazione della citata tabella, in essa vengono riportate solo le Convenzioni bilaterali, nonostante il Paese indicato abbia sottoscritto anche quella multilaterale.
Per la consultazione del testo delle Convenzioni citate si rimanda al Portale ATRIO – Banca Dati dei Trattati Internazionali (http://itra.esteri.it/Ricerca_Documenti/wfrmRicerca_Documenti.aspx) a cura del Servizio per gli Affari Giuridici, del Contenzioso Diplomatico e dei Trattati di questoMinistero nonché al sito della Conferenza de L’Aja di diritto internazionale privato (http://www.hcch.net).

A. Notifiche in Paesi aderenti alle Convenzioni dell’Aja

La Convenzione de L’Aja del 15 novembre 1965 – relativa alla notifica all’estero degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile e commerciale – ha sostituito (art. 22) nei rapporti fra gli Stati che l’hanno ratificata, gli articoli da 1 a 7 della Convenzione de L’Aja del 1° marzo1954 sulla procedura civile.
Per una consultazione delle due Convenzioni multilaterali in parola si raccomanda di visitare il sito periodicamente aggiornato della Conferenza de L’Aja di diritto internazionale privato (http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.text&cid=17). Oltre al testo integrale delle Convenzioni vi sono indicate le Autorità centrali designate alla ricezione delle richieste di notificazione o comunicazione, nonché le eventuali dichiarazioni e/o riserve di ogni Stato aderente in relazione all’applicabilità di determinate modalità di trasmissione.
Le Convenzioni non si applicano quando l’indirizzo del destinatario dell’atto non è conosciuto.
Per ciò che concerne gli atti giudiziari, ciascuno Stato contraente designa una Autorità Centrale (per l’Italia è l’Ufficio Unico degli Ufficiali Giudiziari presso la Corte d’Appello di Roma) che assume l’onere di ricevere le richieste di notificazione o di comunicazione provenienti da un altro Stato contraente e di darvi seguito.
L’Autorità o l’ufficiale ministeriale competenti in base alle leggi dello Stato di origine trasmette all’Autorità centrale dello Stato richiesto una richiesta in conformità al modello allegato alla Convenzione, senza che sia necessaria la legalizzazione degli atti né altra formalità equivalente. La richiesta deve essere accompagnata dall’atto giudiziario o dalla copia, il tutto in duplice esemplare.
Ciascuno Stato contraente ha la facoltà di procedere direttamente alle notificazioni o comunicazioni di atti giudiziari tramite i propri agenti diplomatici o consolari, senza coercizione, alle persone che si trovano all’estero. Ogni Stato può dichiarare di opporsi all’uso di tale facoltà sul suo territorio, salvo che l’atto debba essere notificato o comunicato ad un cittadino dello Stato richiedente. Ciascuno Stato contraente, inoltre, ha la facoltà di utilizzare la via diplomatica per trasmettere, per la notifica o la comunicazione, atti giudiziari alle autorità di un altro Stato contraente che quest’ultimo ha designato. In questo caso si suggerisce di aggiungere una terza copia dell’atto da notificare.
Per ciò che riguarda gli atti extragiudiziali, ogni Stato contraente può designare, oltre all’Autorità centrale, altre Autorità di cui determinerà le competenze. Tuttavia, il richiedente ha sempre il diritto di rivolgersi direttamente all’Autorità centrale. Gli Stati federali hanno la facoltà di designare più Autorità centrali.

B. Notifiche in Paesi che hanno sottoscritto Convenzioni bilaterali

Ai sensi dell’art. 142 c.p.c., le Convenzioni internazionali in materia prevalgono rispetto alla disciplina codicistica. Ne deriva che la modalità di notifica prevista dal codice è utilizzabile solo in via residuale qualora non esistano Convenzioni applicabili.
Nell’allegata tabella A sono indicate le Convenzioni bilaterali con i Paesi extra Unione Europea ratificate dall’Italia, cui è necessario fare riferimento per individuare le procedure corrette. Si raccomanda di verificare caso per caso la vigenza attuale di ogni Convenzione e di prestare attenzione alle eventuali modifiche.
Nei casi in cui la trasmissione degli atti da notificare ai sensi di una Convenzione bilaterale debba avvenire per via diplomatica, l’Ufficiale giudiziario può trasmettere la documentazione direttamente all’Ambasciata italiana competente che, a sua volta, ne cura l’inoltro alle Autorità locali.
Poiché le Rappresentanze diplomatico-consolari non sono il destinatario della notifica, ma solo il tramite per l’esecuzione della stessa, non ha rilevanza il mezzo di trasmissione della documentazione dall’Ufficiale giudiziario alla Rappresentanza diplomatica. Le modalità di trasmissione della documentazione in parola dalle nostre Rappresentanze alle Autorità, individuate come competenti dall’ordinamento locale, variano da Paese a Paese.

C. Notifiche in Paesi che non hanno sottoscritto alcuna Convenzione

In assenza di Convenzioni, la notifica avviene ai sensi dell’art. 142 del Codice di Procedura Civile, la cui richiesta deve:

  • riportare l’indirizzo del destinatario per esteso, completo di via e numero civico (in assenza di questi dati la richiesta viene respinta);
  • constare del numero adeguato di copie degli atti da notificare (almeno 2, dato che l’interessato deve tenerne una presso di sé e controfirmare l’altra per la restituzione al mittente – quando la richiesta viene fatta tramite un Consolato o un’Ambasciata, si suggerisce di aggiungere una terza copia);
  • contenere la traduzione completa (non solo degli atti), ogni qualvolta si debba ricorrere alla collaborazione dell’Autorità straniera che deve essere in grado di comprendere la natura dell’atto e la relativa richiesta di notifica. La traduzione giurata, per essere valida all’estero, deve essere legalizzata (oppure apostillata, per i Paesi che aderiscono alla Convenzione de L’Aja del 5.10.1961 che ha abolito la legalizzazione degli atti pubblici stranieri).

Nei casi in cui il destinatario abbia la doppia cittadinanza, vale a dire oltre a quella italiana anche quella del Paese in cui risiede, va ricordato che si applica la normativa di questo ultimo.

3. Notifiche a soggetti italiani (persone fisiche e giuridiche) residenti o domiciliati all’estero

In caso di notifica a destinatari che abbiano la sola cittadinanza italiana è ammessa la procedura per via consolare ai sensi dell’art. 37 del D. L.vo n. 71 del 3 febbraio 2011 e non occorre la traduzione. La richiesta deve essere fatta a cura dell’Autorità giudiziaria competente (o di uno Studio Legale a ciò autorizzato) e deve contenere:

  • Numero di protocollo;
  • Data, timbro e firma del richiedente;
  • PEC oppure email dell’Ufficio richiedente.

Sebbene ogni Sede estera del Ministero degli Affari Esteri e della Cooperazione Internazionale sia dotata di Posta Elettronica Certificata (PEC), per cui si suggerirebbe di utilizzare questo sistema di trasmissione, va fatto presente che la normativa regola solo l’uso della PEC nei casi di invio diretto dal notificatore al notificando, qualora questi sia dotato di un indirizzo PEC pubblico. Il legislatore non ha ancora normato, invece, i casi in cui la richiesta di notifica debba transitare tramite uno o più intermediari (come ad esempio questo Ministero e lesue Rappresentanze all’estero). Nella pratica la tendenza è di non respingere una richiesta che pervenga con PEC, purchè rispetti i requisiti richiesti dalla legge n. 53/94 e ss.mm.ii. Gli indirizzi PEC sono reperibili sul Web al seguente indirizzo:https://www.indicepa.gov.it/ricerca/n-lista-uffici-figli.php?cod_amm=m_ae&prg_ou=0.
I mezzi di notifica (plico postale, consegna a mano, ecc.) degli atti agli italiani residentiall’estero utilizzati dalle Ambasciate o Consolati italiani variano da un Paese all’altro a secondadell’efficienza dei servizi postali locali e/o della distanza del destinatario dalla sede della nostra Rappresentanza (si veda infra il punto 5 “Casi particolari”).

4. Notifiche soggette a disciplina speciale

Nell’ambito dei contenziosi sorti in Italia che coinvolgono il personale diplomatico, consolare e tecnico-amministrativo accreditato presso lo Stato Italiano, il Cerimoniale Diplomatico della Repubblica trasmette per via diplomatica gli atti giudiziari a loro diretti. Essi vanno indirizzati al Ministero degli Affari Esteri – Diplomatico della Repubblica – Ufficio II.
Per maggiori informazioni consultare l’apposita sezione “La notifica diplomatica in Italia” della guida dell’Ufficio II del Cerimoniale presente sul sito di questo Ministero al seguente indirizzo:https://www.esteri.it/mae/resource/doc/2016/05/la_notifica_diplomatica_in_italia_i_buoni_uffici _e_le_legalizzazioni_di_atti_da_far_valere_in_italia.doc

5. Casi particolari

Al momento dell’aggiornamento di questa Guida non si è ancora concluso ilprocedimento di uscita del Regno Unito dall’Unione Europea. Fino ad allora si applicherà la normativa europea. Successivamente ritornerà applicabile la Convenzione bilaterale del 17.12.1930, salvo espresse indicazioni contrarie che saranno eventualmente rese note dalle Autorità britanniche. Va qui ricordato che in questo Paese la figura della “compiuta giacenza processuale” è regolata diversamente rispetto all’Italia. Secondo la normativa locale, infatti,qualora non sia possibile notificare un atto personalmente al notificando, si deve presentare istanza al Tribunale competente, che può autorizzare la notifica dell’atto all’ultimo indirizzo noto del destinatario.
In Lettonia la normativa prevede come unica procedura per la notifica di atti l’invio postale. L’impiegato postale verifica – al momento di ricevere il plico raccomandato – la corrispondenza tra la tipologia del documento da notificare ed il contenuto della busta e solosuccessivamente rilascia la ricevuta dell’invio e lo scontrino dell’avvenuto pagamento. La procedura di notifica si perfeziona dopo 5 giorni, essendo a carico del notificando l’onere dellaprova sulla mancata notifica e non per sua colpa.
L’Ufficio del Contezioso Europeo (Office of European Litigation) dell’Ambasciata degliStati Uniti d’America a Roma ha redatto un’informativa dettagliata in materia (Allegato B). Siattira l’attenzione sul fatto che per le notifiche dirette a soggetti privati (persone fisiche egiuridiche) il Dipartimento della Giustizia statunitense ha conferito appalto ad una ditta esterna. Va anche menzionato che tutti gli Enti governativi di questo Paese non hanno una personalità giuridica distinta dal Governo USA, per cui gli atti giuridici ad essi rivolti devono esserenotificati all’Autorità centrale designata.
Per quanto riguarda Cuba e Panama, Paesi non firmatari di convenzioni multilaterali inmateria di assistenza giudiziaria in campo civile, né di accordi bilaterali con l’Italia, si ricordache gli ordinamenti giuridici cubani e panamensi non consentono alle Rappresentanze straniere di effettuare direttamente le notifiche di atti giudiziari a propri cittadini e configurano le stesse come commissioni rogatorie il cui espletamento viene effettuato dai competenti tribunali locali.L’atto da notificare (in triplice copia con traduzione giurata in lingua spagnola) va trasmessodall’Ufficiale giudiziario italiano alle Ambasciate d’Italia a L’Avana o a Panama, accompagnato da una Nota predisposta dal Ministero della Giustizia (Ufficio I della Direzione Generale della Giustizia Civile, tel. 0668852648). Le Autorità cubane e panamensi impieganomediamente 90 giorni per l’espletamento della procedura. A Cuba il sistema postale nonprevede l’avviso di ricevimento (o ricevuta di ritorno) per gli invii raccomandati. Di conseguenza non si può sapere con certezza se l’atto sia stato consegnato al destinatario oppure sia andato smarrito.
Negli Emirati Arabi Uniti il servizio postale pubblico non effettua consegne aldomicilio o residenza dell’interessato, ma solo alla casella postale, di cui ogni soggetto –persona privata o persona giuridica – dovrebbe essere munito. Tuttavia, alcuni privati preferiscono utilizzare la casella postale aziendale. Per questo è importante che nella richiesta dinotifica oltre all’indirizzo di destinazione sia riportata anche la casella postale corrispondente.
Poiché, come noto, Italia e Taiwan non intrattengono relazioni diplomatiche, la notifica di atti giudiziari nei confronti di soggetti colà residenti deve essere eseguita necessariamente ex art. 142 c.p.c., mediante invio della documentazione, debitamente tradotta in cinese, all’Ufficio Italiano di Promozione Economica, Commerciale e Culturale (Italian Economic, Trade & Cultural Promotion Office – World Trade Center – Kelung Road, 333 – Suite 1808 Floor 18 – 110 – Taipei, Taiwan R.O.C.). L’Ufficio ne curerà la consegna al destinatario mediante raccomandata con ricevuta di ritorno o, qualora ciò non fosse possibile, con altro idoneo sistema di comunicazione.
Per le Regioni Amministrative Speciali cinesi di Hong Kong e Macao, si deve fare riferimento alla Convenzione de l’Aja del 1965 e non all’Accordo bilaterale Italia-Cina del 1991, applicabile sul resto del territorio cinese. Per questo motivo nella Tabella A le due regioni cinese sono state indicate a parte.
In Vietnam le notifiche destinate a cittadini vietnamiti o non italiani richieste tramite le Autorità locali sono soggette ad una tassa locale di circa € 40. Si suggerisce, pertanto, di avvalersi dell’invio diretto tramite plico postale raccomandato (art. 10, lett. a della Convenzione dell’Aja del 1965). In caso contrario è opportuno contattare previamente l’Ambasciata d’Italia ad Hanoi per concordare le modalità di versamento della citata tassa. Tutte le richieste di notifica ed i relativi atti da notificare devono essere tradotti in vietnamita, con traduzione legalizzata.
Nelle Filippine le Autorità locali hanno segnalato che non danno luogo a procedere alle
richieste che pervengono tardivamente, rispetto ad un’eventuale data di udienza o termine
prefissato dall’Autorità giudiziaria richiedente. Per questo motivo, relativamente alle richieste
che hanno come destinatario un cittadino non italiano, si suggerisce di fare in modo che la
richiesta pervenga alla nostra Ambasciata a Manila con almeno tre mesi di anticipo.

6. Ulteriori informazioni

La traduzione è assolutamente obbligatoria, salvo i casi in cui il destinatario della notifica sia solo cittadino italiano (e non abbia anche la cittadinanza del Paese in cui risiede) e che la notifica non sia richiesta per il tramite delle Autorità locali. Di solito gli atti da notificarsi devono essere in duplice copia (se ne suggerisce una terza qualora la richiesta sia trasmessa tramite un’Ambasciata o un Consolato). Fanno eccezione Cuba, Panama e Colombia, le cui Autorità richiedono una terza copia.
Si suggerisce di indicare sempre una e-mailbox PEC oppure ordinaria del richiedente, in modo da facilitare eventuali richieste di chiarimenti da parte delle nostre Sedi all’estero.

7. Riferimenti normativi

  • Regolamento (CE) del Parlamento europeo e del Consiglio dell’Unione Europea n. 1393 del 13.11.2007, pubblicato sulla G.U.U.E. L324/79 del 10.12.2007;
  • Convenzione de L’Aja del 15 novembre 1965 relativa alla notificazione e alla comunicazione all’estero degli atti giudiziari e extragiudiziari in materia civile o commerciale;
  • Convenzione de L’Aja del 1° marzo1954 sulla procedura civile;
  • Convenzione de l’Aja del 5 ottobre 1961 riguardante l’abolizione della legalizzazione di
    atti pubblici stranieri;
  • Decreto Legislativo n. 71 del 3 febbraio 2011, art. 37
  • Legge n. 53 del 21 gennaio 1994.