Accesso a documenti amministrativi e nozione di soggetto interessato, interesse e corrispondenza del documento alla situazione tutelata.

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L’art. 22 della legge 7 agosto 1990, n. 241 subordina l’accessibilità del documento amministrativo ad un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso.
L’interesse (diretto, concreto ed attuale) è dunque riferito al documento del quale si chiede l’ostensione; la “corrispondenza” è da intendersi invece quale nesso di strumentalità o anche semplicemente connessione con una situazione giuridica che l’ordinamento protegge attraverso la concessione di strumenti di tutela (non importa se essi siano giurisdizionali od amministrativi).
La norma non richiede per l’ostensibilità del documento la pendenza di un giudizio, o la dichiarazione di volerlo proporre, né a fortiori autorizza valutazioni in ordine alla concreta utilità del documento rispetto alle ragioni difensive dell’istante, non foss’altro perché spesso è la stessa amministrazione ad essere indicata quale responsabile della lesione della posizione giuridica che l’istante vuol tutelare, sicché lasciare all’amministrazione il sindacato sull’utilità ed efficacia del documento in ordine all’esito della causa, significherebbe dare ad una parte del giudizio il dominio della causa.
Ciò non significa che l’amministrazione non debba fare alcuna valutazione: piuttosto la valutazione deve riguardare il “collegamento” della situazione giuridica da tutelare, con il documento del quale è richiesta l’ostensione.

L’amministrazione deve dunque consentire l’accesso se il documento contiene notizie e dati che, secondo quanto esposto dall’istante, nonché alla luce di un esame oggettivo, attengono alla situazione giuridica tutelata
(ad esempio, la fondano, la integrano, la rafforzano o semplicemente la citano) o con essa interferiscono in quanto la ledono, ne diminuiscono gli effetti, o ancora documentano parametri, criteri e giudizi, rilevanti al fine di individuare il metro di valutazione utilizzato in procedure concorsuali.
Accertato il collegamento, ogni altra indagine sull’utilità ed efficacia in chiave difensiva del documento, od ancora, sull’ammissibilità o tempestività della domanda di tutela prospettata, è sicuramente ultronea.
Così com’è ultronea l’indagine sulla natura degli strumenti di tutela disponibili, poiché essi possono essere giurisdizionali, ma anche amministrativi, e finanche di natura non remediale (come potrebbe essere semplicemente la costruttiva partecipazione ad un procedimento amministrativo, ad ex art. 10 bis l. 241/90) o sollecitatoria (ad es. la richiesta di annullamento in autotutela di un provvedimento amministrativo).

Una volta accertato il collegamento, l’amministrazione deve parimenti accertare se l’interesse sia diretto, concreto ed attuale: ciò significa che l’istante dev’essere il portatore della posizione giuridica soggettiva tutelata
(o, ovviamente un suo rappresentante), che l’esigenza di tutela non dev’essere astratta o meramente ipotetica, ed ancora, che vi siano riflessi attuali del documento sulla posizione giuridica tutelata (l’interesse non deve cioè essere meramente storico documentativo).
Il quadro muta ove vi siano controinteressati all’accesso per motivi di tutela della propria sfera di riservatezza: in questo caso, in effetti, la norma fa riferimento, alla necessità di “curare” o “difendere” interessi giuridici.