Ordinamento dello Stato Civile DPR 396 2000

Decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396

Ordinamento stato civile

(Gazz. Uff., 30 dicembre, n. 303 - Suppl. Ord.)

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Ordinamento dello Stato Civile DPR 396 2000

Decreto del Presidente della Repubblica 3 novembre 2000, n. 396
Regolamento per la revisione e la semplificazione dell’ordinamento dello stato civile, a norma dell’articolo 2, comma 12, della legge 15 maggio 1997, n. 127.

TITOLO I
Degli uffici dello stato civile

Art. 1
(Ufficio ed ufficiale dello stato civile)
1. Ogni comune ha un ufficio dello stato civile.
2. Il sindaco, quale ufficiale del Governo, o chi lo sostituisce a norma di legge, è ufficiale dello stato civile.
3. Le funzioni di ufficiale dello stato civile possono essere delegate ai dipendenti a tempo indeterminato e, in caso di esigenze straordinarie e temporalmente limitate, a tempo determinato del comune, previo superamento di apposito corso, o al presidente della circoscrizione ovvero ad un consigliere comunale che esercita le funzioni nei quartieri o nelle frazioni, o al segretario comunale. Per il ricevimento del giuramento di cui all’articolo 10 della legge 5 febbraio 1992, n. 91, [ e ] per la celebrazione del matrimonio e per la costituzione delle unioni civili di cui alla legge 20 maggio 2016, n. 76, le funzioni di ufficiale dello stato civile possono essere delegate anche a uno o più consiglieri o assessori comunali o a cittadini italiani che hanno i requisiti per la elezione a consigliere comunale.

Art. 2
(Delega di funzioni)
1. Il conferimento della delega non priva il sindaco della titolarità delle funzioni di ufficiale dello stato civile.
2. La delega ai dipendenti a tempo indeterminato del comune ed al segretario comunale deve essere conferita con provvedimento del sindaco da comunicare al prefetto e resta valida sino a quando non viene revocata.
3. La delega di cui al comma 2 può riguardare l’esercizio totale o parziale delle funzioni e non richiede accettazione. Il delegato può rinunciarvi per gravi e comprovati motivi con atto ricevuto dal sindaco. La rinuncia ha effetto dopo trenta giorni se entro tale termine non viene respinta.
4. La delega conferita a soggetti diversi da quelli indicati al comma 2 deve essere espressamente accettata dagli interessati e può formare oggetto di rinuncia con atto indirizzato al sindaco che produce i suoi effetti dal giorno successivo a quello del suo ricevimento.
5. Il sindaco può revocare la delega. La revoca e la rinuncia sono comunicate al prefetto.
6. Avverso l’atto che respinge la rinuncia l’interessato può presentare, entro 10 giorni dal ricevimento della relativa comunicazione, ricorso al prefetto.

Art. 3
(Uffici separati)
1. I comuni possono disporre, anche per singole funzioni, l’istituzione di uno o più separati uffici dello stato civile.
2. Gli uffici separati dello stato civile vengono istituiti o soppressi con deliberazione della giunta comunale. Il relativo atto è trasmesso al prefetto.

Art. 4
(Corsi di formazione)
1. I corsi di cui all’articolo 1, comma 3, sono organizzati e disciplinati con decreto del Ministro dell’interno, adottato sentita l’Associazione nazionale dei comuni italiani e l’Associazione nazionale di categoria degli ufficiali dello stato civile.
2. Fino alla conclusione dei corsi di cui al comma 1, il sindaco può delegare le funzioni di ufficiale dello stato civile a coloro che, alla data di entrata in vigore del presente regolamento, hanno svolto per almeno cinque anni le funzioni di ufficiale dello stato civile ovvero le hanno svolte per un periodo inferiore ed hanno frequentato uno dei corsi di aggiornamento professionale organizzati dal Ministero dell’interno.
3. Per gravi motivi, ciascun dipendente a tempo indeterminato del comune può essere delegato ad esercitare le funzioni di ufficiale dello stato civile.

TITOLO II
Delle funzioni degli ufficiali dello stato civile

Art. 5
(Compiti degli ufficiali dello stato civile)
1. L’ufficiale dello stato civile, nel dare attuazione ai principi generali sul servizio dello stato civile di cui agli articoli da 449 a 453 del codice civile e nel rispetto della legge 31 dicembre 1996, n. 675, espleta i seguenti compiti:
a) forma, archivia, conserva e aggiorna tutti gli atti concernenti lo stato civile e cura, nelle forme previste, la trasmissione dei dati al centro nazionale di raccolta di cui all’articolo 10, comma 2, lettera d);
b) trasmette alle pubbliche amministrazioni che ne fanno richiesta in base alle norme vigenti gli estratti e i certificati che concernono lo stato civile, in esenzione da ogni spesa;
c) rilascia, nei casi previsti, gli estratti e i certificati che concernono lo stato civile, nonché le copie conformi dei documenti depositati presso l’ufficio dello stato civile;
d) verifica, per le pubbliche amministrazioni che ne fanno richiesta, la veridicità dei dati contenuti nelle autocertificazioni prodotte dai cittadini in tutti i casi consentiti dalla legge.

Art. 6
(Incompatibilità)
1. L’ufficiale dello stato civile non può ricevere gli atti nei quali egli, il coniuge, la persona a lui unita civilmente, i suoi parenti o affini in linea retta in qualunque grado, o in linea collaterale fino al secondo grado, intervengono come dichiaranti.

Art. 7
(Rifiuto di atti)
1. Nel caso in cui l’ufficiale dello stato civile rifiuti l’adempimento di un atto, da chiunque richiesto, deve indicare per iscritto al richiedente i motivi del rifiuto.

Art. 8
(Altri casi di esercizio delle funzioni)
1. Adempiono le funzioni di ufficiale dello stato civile, nei casi previsti dalla legge, le autorità diplomatiche o consolari, i comandanti di navi, i commissari di bordo, i comandanti di aeromobili, i direttori sanitari e coloro che ne fanno le veci secondo le disposizioni vigenti, nonchè le autorità militari responsabili del comando nelle zone di operazioni eseguite come forze di pace o di guerra.

Art. 9
(Indirizzo e vigilanza)
1. L’ufficiale dello stato civile è tenuto ad uniformarsi alle istruzioni che vengono impartite dal Ministero dell’interno.
2. La vigilanza sugli uffici dello stato civile spetta al prefetto

TITOLO III
Delle norme generali relative alla formazione e alla archiviazione degli atti e agli archivi dello stato civile. Titolo inserito da avviso di rettifica pubblicato in Gazz. Uff., 20 febbraio 2001, n. 42.

Art. 10
(Archivio informatico)
1. In ciascun ufficio dello stato civile sono registrati e conservati in un unico archivio informatico tutti gli atti formati nel comune o comunque relativi a soggetti ivi residenti, riguardanti la cittadinanza, la nascita, i matrimoni, le unioni civili e la morte.
2. Le modalità tecniche per la iscrizione, la trascrizione, la annotazione, la trasmissione e la tenuta degli atti dello stato civile conservati negli archivi di cui al comma 1 sono stabilite con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri da emanarsi entro dodici mesi dalla pubblicazione del presente regolamento su proposta del Ministro dell’interno, di concerto con il Ministro degli affari esteri, sentiti l’Autorità per l’informatica nella pubblica amministrazione, il Garante per la protezione dei dati personali e l’Associazione nazionale dei comuni italiani, sulla base dei seguenti principi e criteri direttivi:
a) formazione degli atti su base informatica e conservazione dei dati sia nel luogo in cui sono formati gli atti che nel comune di attuale residenza della persona cui si riferiscono;
b) garanzia della sicurezza e della inalterabilità dei dati, una volta formati e sottoscritti i relativi atti, e possibilità della loro rettificazione ed annotazione;
c) trasmissione telematica dei dati, eventualmente utilizzando la rete unitaria della pubblica amministrazione, nel rispetto della legge 31 dicembre 1996, n. 675, e in modo da assicurare la verifica dell’effettivo trasferimento dei dati medesimi;
d) istituzione, senza oneri aggiuntivi per il bilancio dello Stato, di un centro nazionale di raccolta dei supporti informatici contenente tutti i dati registrati negli archivi informatici comunali per assicurarne la conservazione in caso di eventi dannosi o calamitosi; tale centro è tenuto a svolgere i compiti di cui alle lettere b), c) e d) dell’articolo 5, comma 1, in caso di prolungata impossibilità di accesso ai dati conservati negli archivi comunali; i dati sono conservati separatamente per ciascun comune, secondo modalità che ne rendano possibile la consultazione, per le sole finalità indicate nella presente lettera, da parte dei rispettivi ufficiali dello stato civile;
e) previsione della possibilità di redigere provvisoriamente gli atti su base cartacea sotto forma di processo verbale, in caso di inutilizzabilità temporanea dei sistemi informatici, con obbligo di inserirli appena possibile negli archivi di cui al comma 1;
f) adozione, per gli atti formati all’estero dalle autorità diplomatiche o consolari, di strumenti idonei ad assicurare quanto previsto nelle lettere a), b), c), e);
g) indicazione delle modalità e fissazione del termine a partire dal quale potranno essere attivati e di quello entro il quale dovranno essere resi pienamente operanti gli archivi di cui al comma 1 prevedendo eventualmente una fase preliminare di sperimentazione;
h) definizione delle modalità e dei tempi per la graduale archiviazione mediante supporti informatici dei registri dello stato civile utilizzati prima della entrata in funzione degli archivi di cui al comma 1 e previsione delle modalità per la successiva immissione nei suddetti archivi dei dati già contenuti nei registri.

Art. 11
(Contenuto degli atti)
1. Gli atti dello stato civile, oltre a quanto è prescritto da altre particolari disposizioni, devono enunciare: il comune, il luogo, l’anno, il mese, il giorno e l’ora in cui sono formati; il nome, il cognome, il luogo e la data di nascita, la residenza e la cittadinanza delle persone che vi sono indicate in qualità di dichiaranti; le persone cui gli atti medesimi si riferiscono; i testimoni, ove richiesti; i documenti presentati dalle parti.
2. I documenti di cui occorre fare menzione nel redigere gli atti dello stato civile devono essere enunciati con precisione, indicando di ciascuno la specie, la data, l’autorità che lo ha emanato o il pubblico ufficiale che lo ha formato e quelle altre particolarità che secondo i casi valgono a designarlo esattamente.
3. L’ufficiale dello stato civile non può enunciare, negli atti di cui è richiesto, dichiarazioni e indicazioni diverse da quelle che sono stabilite o permesse per ciascun atto.

Art. 12
(Modalità di redazione degli atti)
1. Gli atti dello stato civile sono redatti secondo le formule e le modalità stabilite con decreto del Ministro dell’interno, da emanarsi entro dodici mesi dalla pubblicazione del presente regolamento, le cui disposizioni entrano in vigore contestualmente a quelle contenute nel decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri di cui all’articolo 10, comma 2.
2. Gli atti di nascita, matrimonio, unione civile e morte sono formati nel comune in cui tali fatti accadono. Nei casi in cui il presente ordinamento preveda la possibilità della formazione degli atti in comuni diversi da quello dove il fatto è avvenuto, l’indicazione del luogo dell’evento dovrà essere comunque specificata.
3. L’atto, se compiuto alla presenza dei dichiaranti e dei testimoni, ove richiesti, è immediatamente sottoscritto dai medesimi e dall’ufficiale dello stato civile che ne dà previamente lettura.
4. Se i dichiaranti o i testimoni non possono sottoscrivere l’atto, si fa menzione della causa dell’impedimento.
5. Se, iniziata la redazione di un atto, sopravviene una causa che ne impedisce il compimento, l’ufficiale dello stato civile deve, nell’atto medesimo, farne menzione.
6. Gli atti dello stato civile sono chiusi con la firma dell’ufficiale dello stato civile competente. Successivamente alla chiusura gli atti non possono subire variazioni.
7. Le parti interessate possono farsi rappresentare da persona munita di procura speciale risultante da scrittura privata, quando non è espressamente previsto che esso debba risultare da atto pubblico.
8. Gli atti formati in comuni diversi da quello di residenza devono essere comunicati dall’ufficiale dello stato civile che li forma all’ufficiale dello stato civile del comune di residenza delle persone cui gli atti si riferiscono, per la trascrizione.
9. In caso di cambiamento di residenza, gli atti conservati nel comune di provenienza devono essere comunicati dall’ufficiale dello stato civile del comune di provenienza a quello del comune dove la persona stabilisce la propria residenza, per la trascrizione.
10. La trascrizione degli atti e dei provvedimenti negli archivi di cui all’articolo 10, quando è richiesta, si compie mediante verbalizzazione dell’atto o del provvedimento. Nel verbale l’atto è riprodotto per intero quando ciò è espressamente previsto; altrimenti è brevemente riassunto a cura dell’ufficiale dello stato civile.
11. La trascrizione può essere domandata da chiunque vi ha interesse, con istanza verbale o con atto redatto per iscritto e trasmesso anche a mezzo posta, o dalla pubblica autorità.
12. Quando l’atto è scritto in lingua straniera, se ne trascrive la traduzione eseguita nel modo stabilito dall’articolo 22.

Art. 13
(Casi speciali)
1. La dichiarazione resa da persona che non conosce la lingua italiana è ricevuta con l’ausilio di un interprete che deve previamente prestare il giuramento di bene e fedelmente adempiere all’incarico ricevuto. Se la persona è sorda, muta o non vedente o altrimenti impedita a comunicare oralmente e per iscritto, la dichiarazione è ricevuta o con l’ausilio di un interprete, scegliendolo di preferenza fra le persone abituate a trattare con l’interessato, o comunque con forme e mezzi idonei a garantire la conformità della dichiarazione stessa alla volontà del dichiarante. L’ufficiale dello stato civile fa menzione nell’atto dei modi usati per ricevere la dichiarazione.
2. Sono fatte salve le disposizioni di legge in materia di bilinguismo e di tutela delle minoranze linguistiche.

Art. 14
(Trasmissione di atti)
1. I provvedimenti dell’autorità giudiziaria italiana che devono essere trascritti o annotati negli archivi di cui all’articolo 10 sono trasmessi senza indugio dal cancelliere del giudice che li ha pronunciati all’ufficiale dello stato civile competente.

TITOLO IV
Degli atti dello stato civile formati all’estero

Art. 15
(Dichiarazioni rese all’estero)
1. Le dichiarazioni di nascita e di morte relative a cittadini italiani nati o deceduti all’estero sono rese all’autorità consolare.
2. Le dichiarazioni di cui al comma 1 devono farsi secondo le norme stabilite dalla legge del luogo alle autorità locali competenti, se ciò è imposto dalla legge stessa. In questi casi copia dell’atto è inviata senza indugio, a cura del dichiarante, all’autorità diplomatica o consolare.

Art. 16
(Matrimoni celebrati e unioni civili costituite all’estero)
1. Il matrimonio e l’unione civile all’estero, quando gli sposi o le parti dell’unione civile sono entrambi cittadini italiani o uno di essi e’ cittadino italiano e l’altro e’ cittadino straniero, possono essere celebrati o costituiti innanzi all’autorita’ diplomatica o consolare competente, oppure innanzi all’autorita’ locale secondo le leggi del luogo. In quest’ultimo caso una copia dell’atto è rimessa a cura degli interessati all’autorità diplomatica o consolare.

Art. 17
(Trasmissione di atti)
1. L’autorità diplomatica o consolare trasmette ai fini della trascrizione copia degli atti e dei provvedimenti relativi al cittadino italiano formati all’estero all’ufficiale dello stato civile del comune in cui l’interessato ha o dichiara che intende stabilire la propria residenza, o a quello del comune di iscrizione all’Anagrafe degli italiani residenti all’estero o, in mancanza, a quello del comune di iscrizione o trascrizione dell’atto di nascita, ovvero, se egli è nato e residente all’estero, a quello del comune di nascita o di residenza della madre o del padre di lui, ovvero dell’avo materno o paterno. Gli atti di matrimonio o dell’unione civile, se gli sposi o le parti dell’unione civile risiedono in comuni diversi, saranno inviati ad entrambi i comuni, dando ad essi comunicazione del doppio invio. Nel caso in cui non è possibile provvedere con i criteri sopra indicati, l’interessato, su espresso invito dell’autorità diplomatica o consolare, dovrà indicare un comune a sua scelta.

Art. 18
(Casi di intrascrivibilità)
1. Gli atti formati all’estero non possono essere trascritti se sono contrari all’ordine pubblico.

Art. 19
(Trascrizioni)
1. Su richiesta dei cittadini stranieri residenti in Italia possono essere trascritti, nel comune dove essi risiedono, gli atti dello stato civile che li riguardano formati all’estero. Tali atti devono essere presentati unitamente alla traduzione in lingua italiana e alla legalizzazione, ove prescritta, da parte della competente autorità straniera.
2. Possono altresì essere trascritti gli atti dei matrimoni celebrati e delle unioni civili costituite fra cittadini stranieri dinanzi all’autorità diplomatica o consolare straniera in Italia, se ciò è consentito dalle convenzioni vigenti in materia con il Paese cui detta autorità appartiene.
3. L’ufficiale dello stato civile può rilasciare copia integrale dell’atto trascritto a richiesta degli interessati.

Art. 20
(Certificazione sostitutiva)
1. L’autorità diplomatica o consolare che non è in grado di ottenere dalle autorità locali copie degli atti di stato civile formati all’estero, che devono essere trascritti in Italia, può rilasciare, ai sensi dell’articolo 49 del decreto del Presidente della Repubblica 5 gennaio 1967, n. 200, dopo avere effettuato gli accertamenti del caso, una certificazione sostitutiva della documentazione non potuta acquisire che verrà trascritta presso i comuni italiani.

TITOLO V
Dei documenti che si prestano all’ufficiale dello stato civile

Art. 21
(Registrazione e legalizzazione di atti)
1. Le procure e gli altri documenti che si presentano all’ufficiale dello stato civile, per comprovare stati, fatti o qualità da riportare nei relativi atti, sono da lui registrati negli archivi di cui all’articolo 10 indicando di seguito agli atti stessi la provenienza e l’amministrazione pubblica o il pubblico ufficiale che li conserva o, qualora ciò non sia possibile, registrandone tutti gli elementi essenziali.
2. Quando i documenti occorrenti per la formazione dell’atto sono reperibili presso gli uffici di una pubblica amministrazione, l’ufficiale dello stato civile è tenuto ad acquisirli direttamente. Altrimenti essi sono sostituiti, salvo diversa disposizione di legge o del presente regolamento, da autocertificazioni.
3. I documenti e gli atti dello stato civile formati all’estero da autorità straniere devono essere legalizzati dall’autorità diplomatica o consolare competente, se non è disposto diversamente.

Art. 22
(Traduzione del contenuto di documenti)
1. Fermo restando quanto stabilito da convenzioni internazionali, i documenti scritti in lingua straniera devono essere accompagnati da una traduzione in lingua italiana che deve essere certificata conforme al testo straniero dall’autorità diplomatica o consolare ovvero da un traduttore ufficiale o da un interprete che attesti con giuramento davanti all’ufficiale dello stato civile la conformità al testo straniero.

TITOLO VI
Delle registrazioni relative alla cittadinanza

Art. 23
(Iscrizioni)
1. Negli archivi di cui all’articolo 10 sono iscritte dall’ufficiale dello stato civile le dichiarazioni relative alla cittadinanza previste dalla legge.
2. Nelle dichiarazioni previste dal comma 1 il dichiarante deve indicare gli elementi di fatto e, ove previsto dalle disposizioni vigenti, deve produrre gli atti in base ai quali ritiene di poterle rendere.