Dal 31 marzo 2015 l’obbligo di fatturazione elettronica, relativo alle cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate dalle imprese, si estende a tutte le Pubbliche Amministrazioni. A partire da tale data anche gli Enti locali non potranno quindi accettare fatture emesse o trasmesse in forma cartacea.
L’obbligo di fatturazione elettronica, relativo alle cessioni di beni e prestazioni di servizi, era in vigore dal 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di previdenza e di assistenza sociale.
La Finanziaria 2008 ha stabilito che la fatturazione nei confronti delle amministrazioni dello stato debba avvenire esclusivamente in forma elettronica attraverso il Sistema di Interscambio.
Il Decreto Ministeriale 3 aprile 2013, numero 55, ha stabilito le regole attuative in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica e ne definisce il formato.
Obiettivo è la semplificazione della procedura amministrativa nel rapporto tra pubblica amministrazione e fornitori, in un’ottica di trasparenza, monitoraggio e rendicontazione della spesa pubblica.
Il Dipartimento delle Finanze e il Dipartimento della Funzione Pubblica hanno predisposto, con circolare del 31 marzo 2014, le istruzioni per l’avvio del nuovo regime di fatturazione elettronica in accordo con le altre amministrazioni responsabili del progetto (Ragioneria Generale dello Stato, Dipartimento dell’amministrazione generale, del Personale e dei Servizi, Agenzia delle Entrate, Agenzia per l’Italia Digitale), con l’Unità di missione per l’attuazione dell’Agenda Digitale operante presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri e con il partner tecnologico Sogei.
La trasmissione delle fatture elettroniche destinate all’amministrazione dello stato avverrà attraverso il Sistema di Interscambio (SdI), che funge da “snodo” tra gli attori interessati dal processo di fatturazione elettronica.
Il Sistema di Interscambio è un sistema informatico, gestito dall’Agenzia delle Entrate, in grado di:
- ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA,
- effettuare controlli sui file ricevuti,
- inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie.
Il Sistema di Interscambio non ha alcun ruolo amministrativo e non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture. Effettua su ogni file FatturaPA dei controlli formali necessari per garantire il corretto inoltro al destinatario.
Cos’è la FatturaPA
La FatturaPA è la sola tipologia di fattura elettronica accettata dalle Amministrazioni che, secondo le disposizioni di legge, sono tenute ad avvalersi del Sistema di Interscambio.
La FatturaPA è una fattura elettronica ai sensi dell’articolo 21, comma 1, del DPR 633/72
Il formato della FatturaPA
La FatturaPA ha le seguenti caratteristiche:
- il contenuto è rappresentato, in un file XML (eXtensible Markup Language), secondo il formato della FatturaPA. Questo formato è l’ unico accettato dal Sistema di Interscambio.
- l’autenticità dell’ origine e l’ integrità del contenuto sono garantite tramite l’apposizione della firma digitale qualificata di chi emette la fattura;
- la trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura riportato nell’ Indice delle Pubbliche Amministrazioni.
La FatturaPA consiste pertanto in un file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA che può contenere una fattura singola (un solo corpo fattura) o un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).
Il contenuto informativo della FatturaPA prevede le informazioni da riportare obbligatoriamente in fattura in quanto rilevanti ai fini fiscali secondo la normativa vigente. Si possono tuttavia inviare più fatturePA in un file compresso, il tutto come meglio spiegato a seguire.
Quali file possono essere inviati al Sistema di Interscambio
Il Sistema di Interscambio distingue tre tipi di file:
- file FatturaPA: file XML firmato digitalmente conforme alle specifiche del formato della FatturaPA. Il file FatturaPA a sua volta può contenere:
– una fattura singola (un solo corpo fattura;
– un lotto di fatture (più corpi fattura con la stessa intestazione).
Come detto più sopra tale fileXML deve essere munito di firma digitale in entrambi i caso. - file archivio: file compresso (esclusivamente nel formato zip) contenente uno o più file FatturaPA. Il sistema elabora l’archivio controllando e inoltrando al destinatario i singoli file FatturaPA contenuti al suo interno. Di fatto i file FatturaPA vengono trattati come se venissero trasmessi singolarmente. Il file archivio non deve essere firmato ma devono essere firmati, invece,tutti i file FatturaPA al suo interno.
- file messaggio: file XML conforme a uno schema (xml schema) descritto dal file: MessaggiTypes-v1.0.xsd scaricabile nella sezione Documentazione Sistema di Interscambio di questo sito.
Cosa contengono i file messaggio
Un file messaggio può essere:
- una notifica di scarto: messaggio che SdI invia al trasmittente nel caso in cui il file trasmesso (file FatturaPA o file archivio) non abbia superato i controlli previsti;
- un file dei metadati: file che SdI invia al destinatario, insieme al file FatturaPA;
- una ricevuta di consegna: messaggio che SdI invia al trasmittente per certificare l’avvenuta consegna al destinatario del file FatturaPA;
- una notifica di mancata consegna: messaggio che il SdI invia al trasmittente per segnalare la temporanea impossibilità di recapitare al destinatario il file FatturaPA;
- una notifica di esito committente: messaggio facoltativo che il destinatario può inviare al SdI per segnalare l’accettazione o il rifiuto della fattura ricevuta; la segnalazione può pervenire al SdI entro il termine di 15 giorni;
- una notifica di esito: messaggio con il quale il SdI inoltra al trasmittente la notifica di esito committente eventualmente ricevuta dal destinatario della fattura;
- uno scarto esito committente: messaggio che il SdI invia al destinatario per segnalare un’eventuale situazione di non ammissibilità o non conformità della notifica di esito committente;
- una notifica di decorrenza termini: messaggio che il SdI invia sia al trasmittente sia al destinatario nel caso in cui non abbia ricevuto notifica di esito committente entro il termine di 15 giorni dalla data della ricevuta di consegna o dalla data della notifica di mancata consegna ma solo se questa sia seguita da una ricevuta di consegna. Con questa notifica il SdI comunica al destinatario l’impossibilità di inviare, da quel momento in poi, notifica di esito committente e al trasmittente l’impossibilità di ricevere notifica di esito;
- una attestazione di avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito: messaggio che il SdI invia al trasmittente nei casi di impossibilità di recapito del file all’amministrazione destinataria per cause non imputabili al trasmittente (amministrazione non individuabile all’interno dell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni oppure problemi di natura tecnica sul canale di trasmissione);
Il Sistema di Interscambio attribuisce a ogni tipologia di file messaggio una nomenclatura differente.
Tutti i messaggi prodotti ed inviati dal Sistema di Interscambio, a eccezione del file dei metadati, vengono firmati elettronicamente mediante una firma elettronica avanzata di tipo XAdES-Bes.
La notifica di esito committente, unica notifica inviata dal destinatario al SdI, prevede la possibilità di essere firmata elettronicamente, sempre in modalità XAdES-Bes, in via facoltativa.
