Notifiche in proprio a mezzo PEC. Una breve guida con riferimenti normativi, aggiornata al DL n. 90/2014.

Tra le novità contenute nel cosiddetto decreto svilupo bis (DL 179/2012) figura la possibilità per l’avvocato di effettuare la notifica degli atti processuali tramite posta elettronica certificata (P.E.C.).
L’articolo 16-quater, comma 1, lettera a), del D.L. 18 ottobre 2012, n.179, come introdottto dalla legge di conversione [articolo 1, comma 19, punto 2, Legge 24 dicembre 2012, n. 228] è infatti intervenuto inserendo, nel testo della Legge 21 gennaio 1994, n. 53, che prevede e disciplina la “Facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati”, l’art. 3-bis in tema di notificazione con modalità telematica.
Ulteriori novità sono state introdotte dal d.l. 24 giugno 2014, n. 90, intervenuto modificando ulteriormente la L. n. 53/1994 al fine di agevolare ulteriormente le notifiche telematiche.
Vediamo in dettaglio di cosa si tratta.

Tutti gli avvocati possono effettuare la notifica e mezzo PEC?
La risposta è negativa, sebbene la situazione sia decisamene cambiata dopo il d.l. n. 90/2014.
La norma dell’art. 3 bis della L. 53/1994 disciplina solamente una delle possibili modalità di notificazione in proprio da parte degli avvocati e pertanto, fino all’entrata in vigore del d.l. n. 90/2014, l’avvocato che avesse inteso avvalersi della notifica a mezzo pec avrebbe dovuto in ogni caso essere munito di autorizzazione del consiglio dell’ordine nel cui albo è iscritto a norma degli artt. 1 e 7 della L. 53/1994.
Successivamente al d.l. n. 90/2014 la situazione è radicalmente mutata in quanto la predetta autorizzazione da parte del COA non è più necessaria. Il decreto è intervenuto correggendo vari articoli della L. 53/1994, escludendo espressamente la predetta autorizzazione. Pur tuttavia gli avvocati che vorranno procedere alle notifiche tramite pec dovranno comunque rispettare il possesso dei requisiti previsti dall’art. 7 della legge 53/1994 ovvero dovrà trattarsi di avvocati che non abbiano procedimenti disciplinari pendenti e che non abbiano riportato la sanzione disciplinare della sospensione dall’esercizio professionale o altra più grave sanzione.

Notifica solo PEC to PEC
Il 1° comma dell’art. 3 bis della L. 53/1994 prevede che “La notificazione con modalità telematica si esegue a mezzo di posta elettronica certificata all’indirizzo risultante da pubblici elenchi, nel rispetto della normativa, anche regolamentare, concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici. La notificazione può essere eseguita esclusivamente utilizzando un indirizzo di posta elettronica certificata del notificante risultante da pubblici elenchi”.
In altri termini, sia l’indirizzo Pec del notificante che quello del destinatario devono essere quelli risultanti da pubblici elenchi: per gli avvocati l’indirizzo Pec pubblicato nell’albo professionale, per gli altri soggetti: l’indirizzo pubblicato nel registro delle imprese (www.registroimprese.it), nei vari albi professionali (www.inipec.gov.it), nel registro generale degli indirizzi elettronici (REGINDE), nell’indice delle amministrazioni pubbliche (www.indicepa.gov.it).

Quali atti e con quali modalità possono notificare gli avvocati
Per determinare quali atti ed in quali formati possono essere notificati dagli avvocati la norma di riferimento va rintracciata nell’art. 18 del DM 44/2011, come sostituito dall’articolo 1, comma 1, del D.M. 3 aprile 2013, n. 48 ed anche nel 2° comma dell’art. 3 bis della L. 53/1994
Il 2° comma dell’art. 3 bis della L. 53/1994 prevede che “Quando l’atto da notificarsi non consiste in un documento informatico, l’avvocato provvede ad estrarre copia informatica dell’atto formato su supporto analogico, attestandone la conformità all’originale a norma dell’ articolo 22, comma 2, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 . La notifica si esegue mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata”.
L’art. 18 del DM 44/2011 rubricato “Notificazioni per via telematica eseguite dagli avvocati”, prevede che:

“1. L’avvocato che procede alla notificazione con modalità telematica ai sensi dell’articolo 3-bis della legge 21 gennaio 1994, n. 53, allega al messaggio di posta elettronica certificata documenti informatici o copie informatiche, anche per immagine, di documenti analogici privi di elementi attivi e redatti nei formati consentiti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 34”.
La medesima previsione è contenuta nel 4° comma del medesimo articolo con riguardo agli atti processuali che si vanno a notificare: “4. L’avvocato che estrae copia informatica per immagine dell’atto formato su supporto analogico, compie l’asseverazione prevista dall’articolo 22, comma 2, del codice dell’amministrazione digitale, inserendo la dichiarazione di conformità all’originale nella relazione di notificazione, a norma dell’articolo 3-bis, comma 5, della legge 21 gennaio 1994, n. 53”.
Gli avvocati possono dunque notificare sia atti che nascono in forma digitale sia atti cartacei. Nel primo caso può trattarsi di un documento prodotto digitalmente dallo stesso avvocato o anche di un documento digitale che si è originato nel corso del processo svoltosi con modalità telematiche. Ad esempio un’ordinanza emessa dal Giudice Istruttore in formato digitale, la cui notifica è demandata alle parti.
Qualora il documento non sia prodotto in origine in forma digitale, bensì si tratti di un documento cartaceo, sarà sufficiente scannerizzare lo stesso, attestare la conformità all’originale della scansione, da cui verrà originato un documento in formato .pdf, ed allegarlo alla pec di notifica.
In verità il formato pdf non è l’unico formato ammesso. Secondo le specifiche tecniche di cui all’art. 34 del DM 44/2011 i documenti informatici allegati sono consentiti nei seguenti formati: .pdf; .odf; .rtf; .txt; .jpg; .gif; .tiff; .xml. purché privi di elementi attivi, tra cui macro e campi variabili.
È consentito anche l’utilizzo dei seguenti formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente: .zip; .rar; .arj. Gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.

Notifica via pec senza oneri
Il decreto legge n. 90/2014 ha inoltre modificato il testo dell’art.10 della L. 53/94, escludendo in caso di notifica via pec ogni onere economico. “1. Agli atti notificati ai sensi della presente legge è apposta, al momento dell’esibizione o del deposito nella relativa procedura, apposita marca, il cui modello e importo sono stabiliti con decreto del Ministro di grazia e giustizia. Quando l’atto è notificato a norma dell’articolo 3-bis [ovvero con modalità telematica a mezzo di posta elettronica certificata] il pagamento dell’importo di cui al periodo precedente non è dovuto”.

Quando si perfezione la notifica
Il 2° comma dell’art. 3 bis della L. 53/1994 prevede che “La notifica si perfeziona, per il soggetto notificante, nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione prevista dall’ articolo 6, comma 1, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 , e, per il destinatario, nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’ articolo 6, comma 2, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68”.
Inotre il 6 comma dell’art. 18 del DM 44/2011 dispone “6. La ricevuta di avvenuta consegna prevista dall’articolo 3-bis, comma 3, della legge 21 gennaio 1994, n. 53 è quella completa, di cui all’articolo 6, comma 4, del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68”.
Sulla scorta di tali previsioni normative, prima dell’invio della pec occorre dunque assicurarsi di aver scelto dal sistema di posta elettronica il tipo di ricevuta “completa”, necessaria per la validità della notifica.
Dopo aver inviato la Pec, il notificante riceve due messaggi di conferma: una ricevuta di accettazione (inviata dal proprio gestore pec) e una ricevuta di avvenuta consegna (inviata dal gestore pec del destinatario).
Solo la presenza di ambo le ricevute consente di provare che la notifica è andata a buon fine. La prova del perfezionamento della notifica via pec è infatti costituita dal messaggio di avvenuta consegna, il quale riporta tutte le indicazioni relative al momento esatto in cui la notifica si è perfezionata
Eventuali problemi nell’invio della Pec vengono segnalati al mittente dal proprio gestore pec: entro 24 ore dall’invio il gestore manda un avviso di mancata consegna contenente i motivi del mancato esito positivo della notifica.
Si consiglia dunque di salvare i file del messaggio inviato con gli allegati, della ricevuta di accettazione e di quella di avvenuta consegna (formati eml, exm e pdf) nonché stamparli in modo da avere sempre la prova cartacea della regolarità della notifica ed eventualmente depositarla in giudizio.
Ovviamente, prima della produzione in giudizio della stampa del messaggio pec e delle ricevute di accettazione e consegna occorre attestarne la conformità. Sulla stampa sarà dunque opportuno apporre una dichiarazione sottoscritta dal notificante che può essere così formulata: “Ai sensi e per gli effetti del combinato disposto degli artt. 3bis comma 2 e 6 comma 1 della L. 53/94, così come modificata dalla lettera d) del comma 1 dell’art. 16-quater, D.L. 18 ottobre 2012, n. 179, aggiunto dal comma 19 dell’art. 1, L. 24 dicembre 2012, n. 228 e dell’art. 22 comma 2 del Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm.ii, si attesta la conformità della presente copia cartacea all’originale telematico da cui è stata estratta”.
L’avvocato notificante, nel momento in cui attesta la suddetta conformità, assume le vesti del pubblico ufficiale con tutte le conseguenti responsabilità in caso di dichiarazioni false.

Notifiche in corso di causa
L’art. 18 del DM 44/2011 prevede alcune specifiche in caso di notifiche di atti endoprocessuali (commi 2, 3 e 5):

“2. Quando il difensore procede alla notificazione delle comparse o delle memorie, ai sensi dell’articolo 170, quarto comma, del codice di procedura civile, la notificazione è effettuata mediante invio della memoria o della comparsa alle parti costituite ai sensi del comma 1.
3. La parte rimasta contumace ha diritto a prendere visione degli atti del procedimento tramite accesso al portale dei servizi telematici e, nei casi previsti, anche tramite il punto di accesso.
5. La procura alle liti si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto è notificato. La disposizione di cui al periodo precedente si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine”.

Oggetto del messaggio «notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994».
Il 4° comma dell’art. 3 bis della L. 53/1994 prevede che “Il messaggio deve indicare nell’oggetto la dizione: notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”.
Ne deriva che nel campo “oggetto” della email, secondo la legge, va indicata la suddetta dicitura, senza specificazione del riferimento al contenuto del messaggio od altro. La norma tuttavia non prevede particolari sanzioni o conseguenze in termini di inefficacia della notifica in caso di inottemperanza a tale previsione. Ad avviso di chi scrive dunque, purché tutti i requisiti della trasmissione siano rispettati ed, in particolare, purché la notifica avvenga correttamente da pec a pec e con le prescritte certificazioni di conformità, non dovrebbero derivare vizi da un eventuale errore nell’indicazione dell’oggetto della pec.

La relata di notifica. Attenzione se la notifica avviene in corso di causa.
Il 5° comma dell’art. 3 bis della L. 53/1994 prevede che “L’avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:
a) il nome, cognome ed il codice fiscale dell’avvocato notificante;
[b) gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell’ordine nel cui albo è iscritto;]
c) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
d) il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
e) l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;
f) l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
g) l’attestazione di conformità di cui al comma 2.”
Il 6° comma dell’art. 3 bis prevede che “Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo”
Ne deriva che se la notifica avviene in corso di causa a tutte le informazioni previste dal primo comma devono aggiungersi ufficio giudiziario, sezione, numero ruolo del procedmento, anno di iscrizione al ruolo.
Non è invece più necessaria l’indicazione degli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell’ordine nel cui albo è iscritto in quanto il d.l. n. 90/2014, a fronte dell’eliminazione della preventiva autorizzazione alla notifica via pec da parte del locale consiglio dell’ordine degli avvocati, ha abrogato anche la suddetta lettera b) dell’elenco degli elementi che deve contenere la relata di notifica.

RIFERIMENTI NORMATIVI DEL PROCESSO CIVILE TELEMATICO.
Qui di seguito i riferimenti normativi utili per meglio districarsi nel complesso di norme che disciplinano i vari aspetti del processo civile telematico.

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