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Home»Guide di diritto
Guide di diritto Consumatori Diritti fondamentali della persona

Privacy e scuola: il vademecum del Garante per la protezione dei dati personali

Redazionedi Redazione9 Ottobre 2023Aggiornato il:9 Ottobre 2023
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iscrizione contemporanea a due albi professionali
Indice dei contenuti ⇣
La scuola a prova di privacy: la nuova guida del Garante per la protezione dei dati personali per insegnare la privacy e rispettarla a scuola.
Regole generali
Categorie particolari di dati
Il rapporto di lavoro
Diritto di accesso
Tutela davanti al Garante
Vita dello studente
Temi e vita di classe
Voti ed esami
Comunicazioni scolastiche
Disabilità e disturbi dell’apprendimento
Gestione servizio mensa
Dalla scuola al lavoro
Internet e nuove tecnologie
Cyberbullismo e altri fenomeni di rischio
Smartphone e tablet
Sharenting
Didattica a distanza
Immagini di recite e gite scolastiche
Immagini di recite e gite scolastiche
Registrazione della lezione
Registro elettronico
Pubblicazioni online
Pubblicazioni dei nominativi degli alunni
Pubblicazioni dei nominativi degli alunni
Pagamento servizio mensa
Servizio scuolabus
Videosorveglianza
Questionari per attività di ricerca

La scuola a prova di privacy: la nuova guida del Garante per la protezione dei dati personali per insegnare la privacy e rispettarla a scuola.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha pubblicato un aggiornamento delle linee guida relative al trattamento dei dati personali nelle istituzioni scolastiche.
Il nuovo documento tiene conto delle novità introdotte dal Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR) e dell’evoluzione normativa applicabile al contesto educativo e formativo, ma raccoglie anche i casi affrontati dal Garante con maggiore frequenza, in modo da offrire elementi di riflessione e di approfondimento per tutti coloro che interagiscono con l’ambiente scolastico a partire dalle scuole e dai loro Responsabili della protezione dei dati, anche alla luce dei tanti quesiti che vengono posti da studenti, famiglie, docenti, personale e istituzioni scolastiche.
Il vademecum punta inoltre a chiarire dubbi o fraintendimenti legati al trattamento dei dati nelle istituzioni scolastiche – dall’attività didattica alla gestione dei rapporti di lavoro – e presenta anche alcune indicazioni e suggerimenti su come aiutare i più giovani a tutelarsi di fronte ai rischi connessi allo sviluppo del mondo digitale.

Il vademecum attualizza e amplia i contenuti già presenti nel documento diffuso nel 2016 e li pone in linea con il Regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali GDPR. Viene altresì posta l’attenzione su alcuni fenomeni che negli ultimi anni hanno coinvolto i più giovani, come il cyberbullismo, il revenge porn e il sexting, oltre la c.d. educazione digitale (dallo sharenting alla corretta gestione dei video e delle foto realizzate in occasione di feste e gite scolastiche).
Il vademecum punta inoltre a chiarire dubbi o fraintendimenti legati al trattamento dei dati nelle istituzioni scolastiche – dall’attività didattica alla gestione dei rapporti di lavoro – e presenta anche alcune indicazioni e suggerimenti su come aiutare i più giovani a tutelarsi di fronte ai rischi connessi allo sviluppo del mondo digitale.

Regole generali

Tutte le scuole hanno l’obbligo di far conoscere agli “interessati” (studenti, famiglie, docenti e altro personale) come vengono trattati i loro dati personali.
Il linguaggio dell’informativa deve essere facilmente comprensibile anche dai minori e deve contenere, in particolare, gli elementi essenziali del trattamento, specificando che le finalità perseguite sono limitate esclusivamente al perseguimento delle funzioni istituzionali necessarie per assicurare il diritto all’istruzione e alla formazione attraverso l’erogazione dell’attività didattica.

Il Regolamento e il Codice per la protezione dei dati personali non prevedono un regime differenziato basato sulla natura pubblica o privata della scuola che tratta i dati per finalità di istruzione e formazione, rilascio di titoli di studio
aventi valore legale, o connessi allo svolgimento di attività comunque soggette alla vigilanza del Ministero.
Pertanto tutte le scuole possono trattare i dati personali degli studenti, anche relativi a categorie particolari, funzionali all’attività didattica e formativa, per il perseguimento di specifiche finalità istituzionali quando espressamente previsto dalla normativa di settore. Basi giuridiche quali, il consenso e/o il contratto, possono trovare invece applicazione per attività, non strettamente connesse a quelle didattiche o non previste dall’ordinamento scolastico se poste in essere da scuole private (ad es. per l’erogazione di corsi di musica, lezioni di lingua straniera o attività sportive, teatrali non previste dal curricolo scolastico).

All’interno della scuola, titolare del trattamento, il dirigente scolastico, in quanto legale rappresentante, prende decisioni sulle attività di trattamento da intraprendere e sulle modalità attraverso cui queste verranno svolte mediante il personale amministrativo e/o docente. Tale personale è quindi autorizzato a trattare i dati nell’ambito delle attività didattiche o amministrative.

Categorie particolari di dati

  • Origini razziali ed etniche
    I dati che rilevino le origini razziali ed etniche possono essere trattati dalla scuola per favorire l’integrazione degli alunni stranieri. Tali informazioni possono essere in alcuni casi desumibili anche dai nominativi o dai dati anagrafici degli alunni.
  • Convinzioni religiose
    Gli istituti scolastici possono utilizzare i dati che rivelino le convinzioni religiose al fine di garantire la libertà di culto e per la fruizione dell’insegnamento della religione cattolica o delle attività alternative a tale insegnamento.
  • Stato di salute
    I dati relativi alla salute possono essere trattati per l’adozione di specifiche misure di sostegno o strumenti di ausilio per gli alunni con disabilità, con disturbi specifici di apprendimento o con Bisogni Educativi Speciali; per la gestione delle assenze per malattia; per l’insegnamento domiciliare e ospedaliero a favore degli alunni affetti da gravi patologie; per la partecipazione alle attività sportive, alle visite guidate e ai viaggi di istruzione; in presenza di un regime alimentare differenziato dovuto a intolleranze, allergie o specifiche patologie.
  • Opinioni politiche
    Le opinioni politiche possono essere trattate dalla scuola esclusivamente per garantire la costituzione e il funzionamento degli organismi di rappresentanza: ad es., le consulte e le associazioni degli studenti e dei genitori.
  • Dati personali relativi a condanne penali e reati
    I dati personali relativi a condanne penali e reati possono essere trattati per assicurare il diritto allo studio anche a soggetti sottoposti a regime di detenzione o di protezione, come i testimoni di giustizia.

Il rapporto di lavoro

Dirigenti, docenti e personale ATA sono anche soggetti interessati in quanto lavoratori cui si riferiscono i dati personali, anche relativi a categorie particolari.
La scuola tratta tali dati per la gestione del rapporto di lavoro nel rispetto delle norme di settore che regolano, ad es., le procedure di assunzione, l’adempimento degli obblighi di legge (quali gli specifici obblighi di comunicazione alle autorità previdenziali o assicurative), la gestione delle assenze, i procedimenti disciplinari, i procedimenti valutativi, gli adempimenti in materia di salute e sicurezza nei luoghi di lavoro e quelli necessari alla cessazione del rapporto.
La scuola infatti – quando agisce come datore di lavoro – tratta i dati nel rispetto delle norme di settore e per adempiere a obblighi o compiti previsti dalla legge, non potendo invece il consenso del lavoratore costituire, di regola, un valido presupposto su cui fondare il trattamento. Ciò considerato lo squilibrio tra le parti del rapporto.
Specifiche garanzie e misure a tutela della riservatezza e della libertà dei lavoratori sono state stabilite dal Garante in relazione ai trattamenti delle categorie particolari di dati nel contesto lavorativo.
Tali dati sono infatti particolarmente delicati e possono comportare il rischio di conseguenze discriminatorie. Pertanto solo in casi tassativi e in presenza di particolari cautele il datore di lavoro può trattare informazioni relative ad es., alle convinzioni religiose o all’adesione a sindacati.
Come per tutti gli altri ambiti lavorativi, sono vietate, a tutela della sfera privata del dipendente, indagini o trattamenti di dati personali che non siano pertinenti rispetto alla mansione e all’attività lavorativa svolta (art. 113 del Codice).
Nel trattare i dati dei lavoratori la scuola deve adottare misure tecniche e organizzative per prevenire la conoscibilità ingiustificata di dati personali dei propri dipendenti da parte di
soggetti terzi (famiglie, studenti, OO.SS., altri soggetti), al fine di evitare la comunicazione illecita di informazioni personali (ad es., riguardanti informazioni particolarmente delicate come lo stato di salute del lavoratore o l’assunzione di provvedimenti di carattere disciplinare o valutativo).
La scuola deve anche evitare la circolazione nell’ambiente di lavoro di dati personali riferiti ai docenti o al personale amministrativo in favore di altri dipendenti che non siano specificamente autorizzati.
La scuola deve prestare attenzione, anche in occasione della predisposizione dell’orario delle lezioni, a non rendere reciprocamente note a tutti i colleghi informazioni relative alle specifiche causali di assenza dal servizio, anche attraverso acronimi o sigle.
Ciò soprattutto quando dalle stesse sia possibile evincere categorie particolari di dati personali (es. permessi sindacali o dati sanitari).

Diritto di accesso

Anche in ambito scolastico, ogni persona ha diritto di conoscere se sono conservate informazioni che la riguardano, di apprenderne il contenuto, di farle rettificare se erronee, incomplete o non
aggiornate, cancellare o di opporsi al loro trattamento.
Per esercitare questi diritti è possibile rivolgersi al “titolare del trattamento” (in genere l’istituto scolastico di riferimento) anche per il tramite del Responsabile della Protezione dei Dati (RPD).
In tale caso il genitore, o l’alunno se maggiorenne, può formulare una specifica istanza per l’esercizio dei diritti utilizzando il modello disponibile sul sito web del Garante, www.gpdp.it, nella sezione “I miei diritti” (doc. web n. 1089924 e doc. web n. 9038275).
Se non si ottiene risposta, o se il riscontro non risulta adeguato, è possibile rivolgersi al Garante o alla magistratura ordinaria.
Diverso è il caso dell’accesso agli atti amministrativi che, infatti, non è regolato dal Codice privacy, né vigilato dal Garante per la protezione dei dati personali. Come indicato nella legge n. 241 del 1990 (e successive modifiche), spetta alla singola amministrazione (ad es. alla scuola) valutare se esistono i presupposti normativi che permettono di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi ai soggetti con un “interesse diretto, concreto e attuale” alla conoscibilità degli atti.
L’ulteriore diritto di chiunque di accedere a dati e documenti detenuti dalle pubbliche amministrazioni, anche ulteriori rispetto a quelli oggetto di pubblicazione ai sensi del decreto 33/2013 (accesso civico e accesso civico generalizzato) – per favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche – è consentito nelle forme e nei limiti di cui al d.lgs. n. 33 del 2013, come modificato dal d.lgs. n.97 del 2016.

Tutela davanti al Garante

In caso di violazione della normativa in materia di protezione dei dati personali – come ad es. quando si verifica una diffusione sul sito internet della scuola dei dati personali in assenza di una idonea
base giuridica – oppure in caso di trattamento dei dati senza aver ricevuto adeguate informazioni, la persona interessata (studente, famiglia, docente, altro personale) può rivolgersi al Garante presentando un reclamo.
Il reclamo può essere presentato solo dall’interessato e contiene un’indicazione dettagliata dei fatti e delle circostanze su cui si fonda, delle disposizioni che si presumono violate e delle misure richieste, gli estremi identificativi del titolare o del responsabile del trattamento.
In alternativa, la persona interessata può rivolgersi all’autorità giudiziaria ordinaria.
Chiunque abbia conoscenza di una possibile violazione del Regolamento o del Codice può invece presentare una segnalazione per sollecitare un controllo da parte del Garante, che però non comporta necessariamente l’adozione di un provvedimento nei confronti del titolare del trattamento.

Vita dello studente

Tutti gli istituti di ogni ordine e grado ma anche gli enti locali eventualmente competenti devono prestare particolare attenzione alle informazioni che richiedono ai fini dell’iscrizione scolastica
(effettuata, ad es., attraverso il sistema di iscrizioni online predisposto dal Ministero oppure attraverso moduli cartacei).
Le istituzioni scolastiche che intendono integrare e adeguare il modulo di iscrizione per offrire agli alunni ulteriori servizi in base al proprio Piano triennale dell’offerta formativa e alle risorse disponibili non possono richiedere informazioni personali non pertinenti rispetto alla finalità di iscrizione (ad es. lo stato di salute dei nonni o la professione dei genitori).
Particolare attenzione deve essere prestata inoltre all’eventuale raccolta delle categorie particolari di dati personali. Il trattamento di questi dati, oltre a dover essere espressamente previsto dalla normativa di settore, richiede infatti specifiche garanzie a tutela dei diritti degli interessati e della integrità e riservatezza dei dati.

Temi e vita di classe

Non lede la privacy l’insegnante che assegna ai propri alunni lo svolgimento di temi in classe riguardanti il loro mondo personale o familiare. Nel momento in cui gli elaborati vengono letti in classe
– specialmente se riguardano argomenti delicati – è affidata alla sensibilità di ciascun insegnante la capacità di trovare il giusto equilibrio tra le esigenze didattiche e la tutela dei dati personali.
Restano comunque validi gli obblighi di riservatezza già previsti per il corpo docente riguardo al segreto d’ufficio e professionale, nonché quelli relativi alla conservazione dei dati personali eventualmente contenuti nei temi degli alunni.
In generale, nelle varie iniziative didattiche, considerata la particolare interazione che caratterizza la relazione e il dialogo educativo tra docente e alunni occorre sempre tenere in considerazione l’interesse primario del minore e le eventuali conseguenze, anche sul piano relazionale, che potrebbero derivare dalla conoscibilità/circolazione di informazioni personali o vicende familiari dell’alunno all’interno della classe o della comunità scolastica.

Voti ed esami

Le informazioni sul rendimento scolastico e sulla pubblicazione dell’esito degli esami sono soggette ad un regime di conoscibilità stabilito dalla normativa di settore e dal Ministero.
Salvo lo specifico regime di pubblicità relativo agli esiti degli esami di Stato, non è ammessa la pubblicazione online degli esiti degli scrutini.
La pubblicazione dei voti online costituisce una forma di diffusione di dati particolarmente invasiva e non conforme all’attuale quadro normativo in materia di protezione dei dati. Una volta pubblicati, infatti, i voti rischiano di rimanere in rete per un tempo indefinito e possono essere utilizzati da soggetti estranei alla comunità scolastica, determinando un’ingiustificata violazione del diritto alla riservatezza degli studenti che sono in gran parte minori, con possibili ripercussioni anche sullo sviluppo della loro personalità.
Pertanto gli esiti degli scrutini delle classi intermedie delle scuole secondarie di primo e di secondo grado e di ammissione agli esami di Stato del secondo ciclo di istruzione vanno resi disponibili, con la sola indicazione “ammesso” e “non ammesso” alla classe successiva, (ivi compresi, per le classi finali, i crediti scolastici attribuiti ai candidati) nell’area riservata del registro elettronico cui possono accedere solo gli studenti della classe di riferimento.
I voti riportati nelle singole discipline dall’alunno, invece, sono riportati nell’area riservata del registro elettronico a cui può accedere esclusivamente, con le proprie credenziali il singolo studente o la propria famiglia.
Qualora, invece, l’istituzione scolastica sia sprovvista di registro elettronico è consentita l’affissione dei tabelloni, evitando di fornire, anche indirettamente, informazioni sulle condizioni di salute degli studenti, o altri dati personali non pertinenti.
Il riferimento alle “prove differenziate” sostenute dagli studenti portatori di handicap o con disturbi specifici di apprendimento (DSA), ad esempio, non va inserito nei tabelloni, ma deve essere indicato solamente nell’attestazione da rilasciare allo studente.

Comunicazioni scolastiche

Il diritto–dovere di informare le famiglie sull’attività e sugli avvenimenti della vita scolastica deve essere sempre bilanciato con l’esigenza di tutelare la personalità dei minori. È quindi necessario
evitare di inserire, nelle circolari e nelle comunicazioni scolastiche non rivolte a specifici destinatari, dati personali che rendano identificabili, ad es., gli alunni coinvolti in casi di bullismo o destinatari di provvedimenti disciplinari o interessati in altre vicende particolarmente delicate.

Disabilità e disturbi dell’apprendimento

Le istituzioni scolastiche devono prestare particolare attenzione a non diffondere, anche per mero errore materiale, dati relativi alla salute. Non è consentito, ad es., pubblicare online una circolare
contenente i nomi degli studenti con disabilità. Occorre fare attenzione anche a chi ha accesso ai dati degli allievi con disabilità o disturbi specifici dell’apprendimento (DSA), limitandone la conoscenza ai soli soggetti a ciò legittimati dalla normativa scolastica e da quella specifica di settore, come ad es. i docenti, i genitori e gli operatori sanitari che congiuntamente devono predisporre il piano educativo individualizzato.

Gestione servizio mensa

Gli enti locali che offrono il servizio mensa possono trattare i dati particolari degli alunni indispensabili per la fornitura di pasti nel caso in cui debbano rispondere a particolari richieste delle famiglie
legate, ad es., a determinati precetti religiosi o a specifiche condizioni di salute. Alcune particolari scelte, infatti (pasti vegetariani o rispondenti a determinati dettami religiosi) possono essere idonee a rivelare le convinzioni (religiose, filosofiche o di altro genere) dei genitori e degli alunni.

Dalla scuola al lavoro

Su richiesta degli studenti interessati, le istituzioni del sistema nazionale di istruzione, i centri di formazione professionale regionale, le scuole private non paritarie, le istituzioni di alta formazione
artistica e coreutica e le università statali e non, possono comunicare o diffondere, anche a privati e per via telematica, i dati relativi agli esiti formativi, intermedi e finali e altri dati personali (ad esclusione delle particolari categorie di dati e dei dati relativi a condanne penali) al fine di agevolare l’orientamento, la formazione e l’inserimento professionale anche all’estero. Prima di adempiere alla richiesta, gli istituti scolastici devono comunque provvedere a informare gli studenti su quali dati saranno utilizzati per tali finalità.

Internet e nuove tecnologie

Cyberbullismo e altri fenomeni di rischio

Gli studenti, anche i più giovani, rappresentano spesso l’avanguardia tecnologica all’interno della scuola, grazie alla loro capacità di utilizzare le opportunità offerte da smartphone, tablet e
altri strumenti che consentono la connessione costante in rete. Tuttavia alla capacità tecnologica non corrisponde spesso eguale maturità nel comprendere la necessità di difendere i propri diritti e quelli di altre persone, a partire dagli stessi compagni di studio.
I giovani devono essere consapevoli che le proprie azioni in rete possono produrre effetti negativi anche nella vita reale e per un tempo indefinito. Troppi ragazzi, insultati, discriminati, vittime di cyberbulli, soffrono, possono essere costretti a cambiare scuola o, nei casi più tragici, arrivare al suicidio. È quindi estremamente importante prestare attenzione in caso si notino comportamenti anomali e fastidiosi su un social network, su sistemi di messaggistica istantanea (come Whatsapp, Snapchat, Skype, Messenger, etc.) o su siti che garantiscono comunicazioni anonime.
Se si è vittime di commenti odiosi, di cyberbullismo (vedi al riguardo: www.gpdp.it/cyberbullismo), di sexting, di revenge porn (vedi al riguardo: www.gpdp.it/revengeporn) o di altre ingerenze nella propria vita privata, non bisogna aspettare che la situazione degeneri ulteriormente.
Occorre avvisare subito i compagni, i professori, le famiglie se ci si rende conto che qualcuno è insultato o messo sotto pressione da compagni o da sconosciuti.
Si può chiedere al gestore del social network di intervenire contro eventuali abusi o di cancellare testi e immagini inappropriate. In caso di violazioni, è bene segnalare immediatamente il problema all’istituzione scolastica (in cui, di regola, è presente un referente per il cyberbullismo), al Garante della privacy e alle altre autorità competenti.

Smartphone e tablet

L’utilizzo di telefoni cellulari, di apparecchi per la registrazione di audio e immagini è in genere consentito, ma esclusivamente per fini personali, e sempre nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone coinvolte, siano essi studenti, docenti o altro personale.
Le istituzioni scolastiche hanno, comunque, la possibilità di regolare o di inibire l’utilizzo di registratori, smartphone, tablet e altri dispositivi elettronici all’interno delle aule o nelle scuole stesse.
Gli studenti e gli altri membri della comunità scolastica, in ogni caso, non possono diffondere audio, foto, video (ad es. pubblicandoli su Internet) senza avere prima informato adeguatamente e aver ottenuto l’esplicito consenso delle persone coinvolte.
Si deve quindi prestare particolare attenzione prima di caricare immagini e video su blog o social network, o di diffonderle attraverso mms o sistemi di messaggistica istantanea. Succede spesso, tra l’altro, che una fotografia inviata a un amico o a un familiare venga poi inoltrata ad altri destinatari, generando involontariamente una comunicazione a catena dei dati personali raccolti. Tale pratica può dar luogo a gravi violazioni del diritto alla riservatezza delle persone riprese, e fare incorrere in sanzioni disciplinari, pecuniarie e in eventuali reati.

Sharenting

I genitori devono prestare particolare attenzione se intendono condividere online contenuti che riguardano i propri figli (foto, video, ecografie, storie).
Postare foto e video di diversi momenti della vita dei minori, magari accompagnati da informazioni tra cui l’indicazione del nome o dell’età o il luogo in cui è stato ripreso, contribuisce a definire l’immagine e la reputazione online.
Ciò che viene pubblicato online o condiviso nelle chat di messaggistica rischia di non essere più nel nostro controllo e questo vale maggiormente nel caso dei minori.
I minori, inoltre, potrebbero non essere contenti di ritrovare loro immagini a disposizione di tutti o non essere d’accordo con l’immagine di sé stessi che si sta costruendo. Se proprio si decide di pubblicare immagini dei propri figli, è importante provare almeno a seguire alcune accortezze, come:
rendere irriconoscibile il viso del minore o coprirlo con una “faccina” emoticon;
limitare le impostazioni di visibilità delle immagini sui social network;
evitare la creazione di un account social dedicato al minore; leggere e comprendere le informative sulla privacy dei social network su cui carichiamo le fotografie.

Didattica a distanza

Le scuole che utilizzano sistemi di didattica a distanza nell’ambito delle proprie finalità istituzionali non devono chiedere il consenso al trattamento dei dati di studenti, genitori e docenti.
Le scuole sono però tenute ad assicurare la trasparenza del trattamento informando, con un linguaggio facilmente comprensibile anche dai minori, gli interessati (studenti, genitori e docenti) in merito, in particolare, alle caratteristiche essenziali del trattamento che viene effettuato specificando che le finalità perseguite sono limitate esclusivamente all’erogazione della didattica a distanza, sulla base dei medesimi presupposti e con garanzie analoghe a quelle della didattica tradizionale.
Se la piattaforma prescelta per l’erogazione dell’attività didattica a distanza comporta il trattamento di dati personali di studenti, genitori, docenti o altro personale scolastico per conto della scuola, il rapporto con il fornitore dovrà essere regolato con contratto o altro atto giuridico e le istituzioni scolastiche dovranno assicurarsi che i dati trattati per loro conto siano utilizzati solo per finalità didattiche.

Immagini di recite e gite scolastiche

Non violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini, in questi casi, sono raccolte per fini personali e destinate
a un ambito familiare o amicale e non alla diffusione.
Va però prestata particolare attenzione alla eventuale pubblicazione delle medesime immagini su Internet e sui social network.
In tali casi la diffusione di immagini dei minori richiede, di regola, il consenso informato degli esercenti la responsabilità genitoriale e delle altre persone presenti nelle fotografie e nei video.

Immagini di recite e gite scolastiche

Non violano la privacy le riprese video e le fotografie raccolte dai genitori durante le recite, le gite e i saggi scolastici. Le immagini, in questi casi, sono raccolte per fini personali e destinate
a un ambito familiare o amicale e non alla diffusione.
Va però prestata particolare attenzione alla eventuale pubblicazione delle medesime immagini su Internet e sui social network.
In tali casi la diffusione di immagini dei minori richiede, di regola, il consenso informato degli esercenti la responsabilità genitoriale e delle altre persone presenti nelle fotografie e nei video.

Registrazione della lezione

È possibile registrare la lezione esclusivamente per scopi personali, ad es. per motivi di studio individuale, compatibilmente con le specifiche disposizioni scolastiche al
riguardo. Per ogni altro utilizzo o eventuale diffusione, anche su Internet, è necessario prima informare adeguatamente le persone coinvolte nella registrazione (docenti, famiglie, studenti, altro personale) e ottenere il loro consenso.
Non è invece ammessa la videoregistrazione della lezione in cui si manifestano le dinamiche di classe, neanche qualora si utilizzino piattaforme per la didattica a distanza. L’utilizzo delle piattaforme deve essere, infatti, funzionale a ricreare lo “spazio virtuale” in cui si esplica la relazione e l’interazione tra il docente e gli studenti, non diversamente da quanto accade nelle lezioni in presenza.
Nell’ambito dell’autonomia scolastica, gli istituti possono decidere di regolamentare diversamente o anche di inibire l’utilizzo di telefonini e altri strumenti che siano in grado di registrare immagini e voci.
In ogni caso deve essere sempre garantito il diritto degli studenti con DSA (disturbi specifici dell’apprendimento), o altre specifiche patologie, di utilizzare strumenti di ausilio per una maggiore flessibilità didattica (come il registratore, il computer, il tablet, lo smartphone, etc.) di volta in volta previsti nei piani didattici personalizzati che li riguardano.

Registro elettronico

L’impiego del registro elettronico è previsto da specifiche disposizioni normative.
Il rapporto con il fornitore del servizio che comporta anche il trattamento di dati personali di studenti, famiglie, docenti e altro personale, deve essere disciplinato anche al fine di impartire al fornitore, in qualità di responsabile del trattamento, le necessarie istruzioni.
Il personale amministrativo e i docenti, in quanto personale autorizzato a trattare i dati personali per conto della scuola, devono essere istruiti anche in merito alle specifiche funzionalità del registro elettronico, al fine di prevenire che, ad es., informazioni relative a singoli studenti o docenti siano messe a disposizione di terzi o altro personale non autorizzato.
Le funzionalità del registro elettronico, adeguatamente configurate, possono consentire la condivisione di materiali didattici, la realizzazione e consultazione di webinar o videolezioni e il dialogo in modo “social” tra docenti, studenti e famiglie, limitando il ricorso a piattaforme che offrono anche molteplici ulteriori servizi, non sempre specificamente rivolti alla didattica.
Al fine di garantire la massima consapevolezza nell’utilizzo degli strumenti tecnologici – delle cui implicazioni non tutti gli studenti (soprattutto se minorenni) hanno piena cognizione – sarebbero auspicabili, in ogni caso, iniziative di sensibilizzazione in tal senso, rivolte a famiglie e ragazzi.

Pubblicazioni online

Le scuole di ogni ordine e grado sono tenute ad effettuare una serie di adempimenti previsti dalle disposizioni normative in materia di pubblicità e trasparenza della pubblica amministrazione. È però
necessario che gli istituti scolastici prestino particolare attenzione a non rendere accessibili informazioni che dovrebbero restare riservate o a mantenerle online oltre il tempo consentito, mettendo in questo modo a rischio la privacy e la dignità delle persone a causa di un’errata interpretazione della normativa o per semplice distrazione.
In particolare, allo scopo di facilitare la corretta applicazione della normativa in materia di pubblicità e trasparenza della pubblica amministrazione, il Garante fin dal 2014 ha fornito indicazioni e chiarimenti con le “Linee guida in materia di trattamento di dati personali, contenuti anche in atti e documenti amministrativi, effettuato per finalità di pubblicità e trasparenza sul web da soggetti pubblici e da altri enti obbligati” (attualmente in corso di aggiornamento).
La pubblicazione su Internet di atti o documenti che riportano informazioni personali (graduatorie, circolari, determinazioni) deve avvenire nel rispetto dei principi generali di protezione dei dati, avendo riguardo anzitutto alla sussistenza di idonei presupposti di liceità della diffusione online dei dati personali, verificando altresì che i dati oggetto di pubblicazione siano “adeguati, pertinenti e limitati” rispetto alle finalità istituzionali perseguite.
Diversamente, tale diffusione può arrecare un pregiudizio alla riservatezza individuale (specie nei confronti di persone vulnerabili, come minori o lavoratori).
Per i documenti non liberamente disponibili online, restano comunque valide le norme che regolano presupposti, limiti e condizioni per l’accesso.

Pubblicazioni dei nominativi degli alunni

La diffusione dei dati relativi alla composizione delle classi sul sito web istituzionale non è consentita in quanto la normativa in materia di protezione dei dati personali prevede che la
diffusione dei dati personali è lecita solo se prevista dalle disposizioni di settore.
I nominativi degli studenti distinti per classe possono essere resi noti per le classi prime delle scuole di ogni ordine e grado, tramite apposita comunicazione all’indirizzo e-mail fornito dalla famiglia in fase di iscrizione, mentre per le classi successive, l’elenco degli alunni, può essere reso disponibile nell’area del registro elettronico a cui accedono tutti gli studenti della classe di riferimento.
Secondo una prassi ormai consolidata è consentita la pubblicazione al tabellone esposto nella bacheca scolastica dei nominativi degli studenti distinti per classe. Tale modalità di pubblicazione del tabellone dovrebbe essere adottata in via residuale solo qualora l’istituzione scolastica sia sprovvista di registro elettronico o sia impossibilitata ad utilizzare strumenti di comunicazione telematica dei dati. In tutti i casi gli elenchi relativi alla composizione delle classi, resi disponibili con le modalità sopraindicate, devono contenere i soli nominativi degli alunni e non devono riportare informazioni relative allo stato di salute degli studenti o altri dati personali non pertinenti (ad es. luogo e data di nascita, etc.).

Pubblicazioni dei nominativi degli alunni

Gli istituti scolastici possono pubblicare, in base a quanto previsto dalle specifiche diposizioni di settore e nei tempi ivi stabiliti, sui propri siti internet le graduatorie di docenti e personale
amministrativo tecnico e ausiliario (ATA) per consentire a chi ambisce a incarichi e supplenze di conoscere la propria posizione e punteggio. Tali liste devono però contenere solo i dati strettamente necessari all’individuazione del candidato, come il nome, il cognome, il punteggio e la posizione in graduatoria.
Diversamente non devono essere riportati dati non pertinenti, quali, ad es., i numeri di telefono e gli indirizzi privati dei candidati. Tale diffusione dei contatti personali incrementa, tra l’altro, il rischio di decontestualizzazione e di perdita di controllo sui dati e potrebbe, in taluni casi, esporre i lavoratori interessati a forme di stalking o a eventuali furti di identità.

Pagamento servizio mensa

Non si può pubblicare sul sito della scuola, o inserire in bacheca, il nome e cognome degli studenti i cui genitori sono in ritardo nel pagamento della retta o del servizio mensa; né può essere
diffuso l’elenco degli studenti, appartenenti a famiglie con reddito minimo o a fasce deboli, che usufruiscono gratuitamente di tale servizio. Gli avvisi messi online devono avere carattere generale, mentre alle singole persone ci si deve rivolgere con comunicazioni di carattere individuale. Il gestore del servizio deve inviare alle famiglie i “bollettini” di pagamento in busta chiusa. Eventuali buoni pasto, tra l’altro, non possono avere colori differenziati in relazione alla fascia di reddito di appartenenza delle famiglie degli studenti beneficiari.
Queste semplici accortezze evitano che soggetti non legittimati possano venire a conoscenza di informazioni idonee a rivelare la situazione economica delle famiglie dei bambini.

Servizio scuolabus

Gli istituti scolastici e gli Enti locali non possono pubblicare online (sito della scuola, profilo social, etc.), in forma accessibile a chiunque, gli elenchi dei bambini che usufruiscono dei servizi di
scuolabus, indicando tra l’altro le rispettive fermate di salita-discesa o altre informazioni sul servizio.
Tale diffusione di dati personali, che tra l’altro può rendere i minori facile preda di eventuali malintenzionati, non può assolutamente essere effettuata o giustificata semplicemente affermando che si sta procedendo in tal senso solo per garantire la massima trasparenza del procedimento amministrativo.

Videosorveglianza

È possibile installare un sistema di videosorveglianza negli istituti scolastici quando risulti indispensabile per tutelare l’edificio e i beni scolastici, circoscrivendo le riprese alle sole
aree interessate, come ad es. quelle soggette a furti e ad atti vandalici.
La necessità dell’installazione di tali sistemi deve essere valutata evitando di interferire con l’armonico sviluppo della personalità dei minori in relazione alla loro vita, al loro processo di maturazione e al loro diritto all’educazione, sia con la libertà di scelta dei metodi educativi e d’insegnamento.
In tale quadro, è necessario fare in modo che le telecamere, se posizionate all’interno dell’istituto, siano attivate solo al termine delle attività scolastiche ed extrascolastiche, avendo cura di ottemperare alla disciplina in materia di controlli a distanza dei lavoratori ove ne ricorrano i presupposti.
Di contro, le aree perimetrali esterne degli edifici scolastici possono essere oggetto di ripresa, per tutelare l’edificio e i beni ivi contenuti, anche in orario di apertura degli stessi; in tal caso, l’angolo visuale deve essere delimitato solo alle predette aree perimetrali esterne, escludendo dalle riprese quelle non strettamente pertinenti all’edificio.
La presenza di telecamere deve sempre essere adeguatamente segnalata da appositi cartelli, visibili anche di notte qualora il sistema di videosorveglianza sia attivo in tale orario.
Tali considerazioni valgono anche per l’attivazione di sistemi di videosorveglianza presso asili nido e scuole per l’infanzia sia pubblici che privati, non rinvenendosi, allo stato, disposizioni dell’ordinamento nazionale che possano legittimare detti trattamenti in tali delicati contesti (Progetti di revisione della disciplina sull’utilizzo degli strumenti di videosorveglianza negli istituti scolastici sono attualmente all’attenzione del Parlamento).

Questionari per attività di ricerca

La raccolta di informazioni personali, spesso anche appartenenti alle particolari categorie di dati, per attività di ricerca effettuate da soggetti legittimati, esterni alla scuola attraverso questionari, è consentita soltanto se i ragazzi, o i genitori nel caso di minori, sono stati preventivamente informati in merito alle caratteristiche essenziali del trattamento dei loro dati personali. Studenti e genitori devono comunque essere lasciati liberi di non aderire all’iniziativa.

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