Decreto del Ministero della Giustizia 20 settembre 2019 n. 170
(Gazz. Uff., 24 gennaio 2020, n. 19)
Regolamento recante la disciplina delle modalità di iscrizione in via telematica degli atti di ultima volontà nel registro generale dei testamenti su richiesta del notaio o del capo dell’archivio notarile, ai sensi dell’articolo 5-bis della legge 25 maggio 1981, n. 307, come modificato dall’articolo 12, comma 7, della legge 28 novembre 2005, n. 246, recante semplificazione e riassetto normativo per l’anno 2005.
Articolo 1
Ambito di applicazione
1. Il presente regolamento stabilisce in attuazione dell’articolo 5-bis della legge 25 maggio 1981, n. 307, le modalità di iscrizione in via telematica degli atti di ultima volontà nel registro generale dei testamenti su richiesta del notaio o del capo dell’archivio notarile.
Articolo 2
Modalità tecniche della trasmissione telematica
1. La richiesta di iscrizione è redatta in originale tramite l’utilizzo di appositi strumenti software in conformità a quanto previsto dal codice dell’amministrazione digitale. Il documento informatico che contiene la richiesta è sottoscritto personalmente dal capo dell’archivio notarile mediante firma digitale o altro tipo di firma elettronica qualificata e, dai notai, mediante firma digitale rilasciata a norma dell’articolo 23-bis della legge 16 febbraio 1913, n. 89.
2. La richiesta di iscrizione deve essere trasmessa in allegato ad un messaggio di posta elettronica certificata, in conformità alle disposizioni di cui agli articoli 6,6-bis, 48,49, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 ed al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68 ed alle relative regole tecniche.
Il messaggio deve essere trasmesso dall’indirizzo di posta elettronica certificata di cui all’articolo 16, commi 7 e 8, del decreto legge 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modificazioni dalla legge 28 gennaio 2009, n. 2. Non possono essere trasmesse più richieste di iscrizioni con un unico messaggio di posta elettronica.
3. Il notaio e il capo dell’archivio notarile, ai quali non pervenga la ricevuta di avvenuta consegna entro ventiquattro ore dall’invio, devono trasmettere nuovamente la richiesta di iscrizione in via telematica ovvero su supporto cartaceo, con le modalità e nei termini previsti dalla legge 25 maggio 1981, n. 307 e dal decreto del Presidente della Repubblica 18 dicembre 1984, n. 956, per quelle trasmesse su supporto cartaceo.
4. Il registro generale dei testamenti comunica al richiedente, con messaggio di posta elettronica certificata, il numero e la data di registrazione della richiesta di iscrizione e il numero di repertorio dell’atto a cui si riferisce la richiesta o il motivo che la rende irricevibile. Il documento informatico contenente la comunicazione di irricevibilità della richiesta è sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica qualificata. Qualora non pervenga la ricevuta di avvenuta consegna entro ventiquattro ore dall’invio, il registro generale dei testamenti deve trasmettere nuovamente le predette comunicazioni in via telematica ovvero su supporto cartaceo.
5. Sono da considerare irricevibili e si considerano non trasmesse le richieste di iscrizione non registrate esclusivamente per uno dei seguenti motivi:
a) richiesta non trasmessa con messaggio di posta elettronica certificata, in conformità a quanto previsto dal comma 2;
b) richiesta di iscrizione non elaborabile perché il documento informatico è difforme dalle specifiche tecniche disposte con il provvedimento di cui all’articolo 6, comma 2;
c) richiesta di iscrizione non sottoscritta con le modalità previste dal comma 1 ovvero sottoscritta con firma basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso;
d) richiesta di iscrizione sottoscritta da soggetto non legittimato a trasmettere la richiesta di iscrizione.
6. Il presidente del consiglio notarile comunica all’archivio notarile distrettuale:
a) l’iscrizione a ruolo del notaio;
b) la sospensione, l’interdizione temporanea, l’interdizione dai pubblici uffici o altro provvedimento comportante sospensione del notaio dall’esercizio ai sensi della legge penale e la revoca o cessazione dei provvedimenti medesimi;
c) la cessazione definitiva dall’esercizio del notaio ovvero il trasferimento ad altro distretto;
d) la nomina del notaio depositario, la consegna e la restituzione degli atti, previsti dall’articolo 43 della legge 16 febbraio 1913, n. 89;
e) la nomina del notaio delegato o del coadiutore, previsti dagli articoli 44 e 45 della legge 16 febbraio 1913, n. 89 e la revoca dei predetti provvedimenti.
7. Le comunicazioni di cui al comma 6 sono eseguite immediatamente e comunque non oltre tre giorni dalla data del provvedimento del presidente del consiglio notarile o del consiglio notarile, dell’esecuzione delle sanzioni e delle misure cautelari, della consegna degli atti o della loro restituzione, della ricezione da parte del consiglio notarile del provvedimento emesso da altra autorità.
8. Le comunicazioni di cui al comma 6 devono essere eseguite a mezzo di posta elettronica certificata, ai sensi dell’articolo 48 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Nel caso in cui non pervenga la ricevuta di avvenuta consegna entro ventiquattro ore dall’invio, la comunicazione deve essere trasmessa nuovamente in via telematica ovvero su supporto cartaceo.
Articolo 3
Termini per la trasmissione telematica delle richieste di iscrizione
1. La richiesta di iscrizione in via telematica è trasmessa direttamente al registro generale dei testamenti dal notaio entro dieci giorni e dal capo dell’archivio notarile entro tre giorni dalla data in cui si realizzano i presupposti per la richiesta di iscrizione.
Articolo 4
Imposta di bollo sui documenti informatici contenenti le richieste di iscrizione
1. La richiesta di iscrizione trasmessa in via telematica è soggetta alla stessa imposta di bollo dovuta per l’iscrizione effettuata con la scheda di cui all’articolo 5 della legge 25 maggio 1981, n. 307, nella misura pari a tre volte l’imposta fissa dovuta in base all’articolo 3 – Parte I della tariffa annessa al decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642.
2. L’imposta di bollo è dovuta una sola volta nel caso in cui l’iscrizione di cui al comma 1 venga ripetuta, in via telematica o su supporto cartaceo, salve le ipotesi in cui la ripetizione della richiesta avvenga per effetto di irricevibilità.
3. L’imposta di bollo di cui al comma 1 è assolta con le modalità previste dall’articolo 15 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642.
4. L’assolvimento dell’imposta di bollo in modo virtuale può essere effettuato dal notaio, oppure, in alternativa, dall’archivio notarile competente mediante l’utilizzo di somme preventivamente versate dal notaio all’archivio notarile stesso. Qualora le somme versate dal notaio non siano sufficienti al pagamento dell’imposta di bollo relativa alla richiesta di iscrizione, l’archivio notarile effettua la comunicazione di cui all’articolo 19 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, inviando copia della richiesta di iscrizione e omettendo gli estremi identificativi del testatore nel caso in cui la richiesta riguardi un testamento inedito. Il notaio può richiedere all’archivio notarile competente la restituzione delle somme versate non utilizzate. In nessun caso al notaio sono riconosciuti interessi per le somme versate.
5. Gli archivi notarili comunicano in via telematica al registro generale dei testamenti l’importo riscosso di cui al comma 4 e gli estremi della quietanza rilasciata.
Articolo 5
Controlli delle richieste di iscrizione dei notai
1. L’archivio notarile ha accesso alle iscrizioni relative a tutti gli atti del distretto notarile di competenza. Con il provvedimento di cui all’articolo 6, comma 2 sono fissate le modalità con le quali gli archivi notarili possono consultare in via telematica i dati inseriti nel registro generale dei testamenti.
2. Il capo dell’archivio notarile effettua i controlli previsti dall’articolo 14 della legge 25 maggio 1981, n. 307, e dall’articolo 8 del decreto del Presidente della Repubblica 18 dicembre 1984, n. 956, sulle richieste d’iscrizione trasmesse in via telematica dai notai del distretto di competenza, riscontrando la esatta corrispondenza dei dati in esse contenuti, resi consultabili in via telematica, con quelli riportati nei documenti indicati nelle predette disposizioni.
Articolo 6
Regole tecniche
1. I documenti informatici e quelli su supporto cartaceo contenenti le richieste di iscrizione devono essere trasmessi e conservati con modalità, conformi alle idonee misure di sicurezza di cui all’articolo 32 del regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 27 aprile 2016, che assicurino la sicurezza, la riservatezza e l’integrità dei dati e il rispetto dei principi di segretezza dettati dalla legge 25 maggio 1981, n. 307 e dal decreto del Presidente della Repubblica 18 dicembre 1984, n. 956, con le garanzie necessarie ad impedire la conoscenza dei dati da parte di soggetti diversi da quelli che ne hanno diritto.
2. Con provvedimento del direttore generale dell’Ufficio centrale degli archivi notarili, adottato entro centottanta giorni dall’entrata in vigore del presente regolamento e pubblicato nella Gazzetta Ufficiale, acquisito il parere dell’AgID e del Garante per la protezione dei dati personali, in conformità alle regole tecniche previste dall’articolo 71 del codice dell’amministrazione digitale, sono fissate:
a) le modalità tecnico-operative per la redazione, sottoscrizione, trasmissione e conservazione delle richieste di iscrizione, delle comunicazioni di cui all’articolo 2, comma 4, delle comunicazioni che gli archivi notarili devono effettuare all’Ufficio centrale degli archivi notarili in merito ai versamenti eseguiti dai notai, per la gestione e conservazione dei dati e per assicurare la loro segretezza;
b) i requisiti di legittimazione e le credenziali di autenticazione con le quali il personale degli archivi notarili può consultare in via telematica i dati inseriti nel registro generale dei testamenti;
c) le modalità informatiche e telematiche di consultazione dei dati dell’indice previsto dal terzo comma dell’articolo 154 del regolamento approvato con regio decreto 10 settembre 1914, n. 1326, e dall’articolo 27 del regio decreto-legge 23 ottobre 1924, n. 1737, convertito dalla legge 18 marzo 1926, n. 562;
d) la data a decorrere dalla quale la richiesta d’iscrizione può essere eseguita per via telematica;
e) la data a decorrere dalla quale le nuove modalità di cui alla lettera b) sono operative.
Articolo 7
Orario di disponibilità del servizio
1. Il registro generale dei testamenti garantisce la disponibilità dei servizi informatici, salvo cause di forza maggiore o caso fortuito, nei giorni feriali dal lunedì al venerdì, dalle ore otto alle ore diciotto, e dalle ore otto alle ore tredici dei giorni ventiquattro e trentuno dicembre.
2. Il registro generale può in ogni caso sospendere il servizio in relazione ad esigenze connesse all’efficienza e alla sicurezza del servizio stesso.
3. In caso di sospensione superiore a quattro ore, il registro generale provvede a darne notizia ai notai e ai capi degli archivi notarili con idonee forme di pubblicità informatiche, determinate con il provvedimento di cui all’articolo 6, comma 2.
Articolo 8
Clausola di invarianza finanziaria
1. Dall’applicazione delle disposizioni del presente regolamento non derivano nuovi o maggiori oneri per la finanza pubblica. Le amministrazioni pubbliche interessate provvedono ai relativi adempimenti nell’ambito delle risorse umane strumentali e finanziarie disponibili a legislazione vigente.
Il presente decreto, munito del sigillo dello Stato, sarà inserito nella Raccolta ufficiale degli atti normativi della Repubblica italiana. È fatto obbligo a chiunque spetti di osservarlo e di farlo osservare.
