PEC obbligatoria per gli amministratori di imprese in forma societaria

Domicilio digitale (PEC) obbligatorio per gli amministratori di imprese costituite in forma societaria

Con nota del 12 marzo, il Mimit - Ministero delle Imprese e del made in Italy, ha fornito le prime indicazioni operative in tema di “Introduzione dell’obbligo di iscrizione nel registro delle imprese del domicilio digitale degli amministratori di imprese costituite in forma societaria”, di cui alla Legge di Bilancio 2025.

Come noto, l’articolo 1, comma 860, della legge 30 dicembre 2024, n. 207, recante «Bilancio di previsione dello Stato per l’anno finanziario 2025 e bilancio pluriennale per il triennio 2025-2027», ha modificato l’articolo 5, comma 1, del decreto-legge 18 ottobre 2012, n. 179, aggiungendovi, in fine, le parole: «nonché agli amministratori di imprese costituite in forma societaria».
La disposizione da ultimo menzionata, nel testo derivante dalla modifica all’esame, dispone che l’obbligo di cui all’articolo 16, comma 6, del decreto-legge 29 novembre 2008, n. 185 è esteso alle imprese individuali che presentano domanda di prima iscrizione al registro delle imprese o all’albo delle imprese artigiane successivamente alla data di entrata in vigore della legge di conversione del presente decreto nonché agli amministratori di imprese costituite in forma societaria. Il richiamato articolo 16, comma 6, del decreto-legge n. 185 del 2008, infine, stabilisce che «Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio domicilio digitale di cui all’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entro il 1° ottobre 2020 tutte le imprese, già costituite in forma societaria, comunicano al registro delle imprese il proprio domicilio digitale se non hanno già provveduto a tale adempimento. L’iscrizione del domicilio digitale nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria».
Per effetto di tale modifica, le imprese individuali, nonché appunto gli amministratori di imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio domicilio digitale e a comunicare al registro delle imprese il proprio domicilio digitale.

Art. 16 comma 6 D.L. 185/2012
Le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio domicilio digitale di cui all’articolo 1, comma 1, lettera n-ter del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Entro il 1° ottobre 2020 tutte le imprese, già costituite in forma societaria, comunicano al registro delle imprese il proprio domicilio digitale se non hanno già provveduto a tale adempimento. L’iscrizione del domicilio digitale nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria.

La nota del Mimit interviene a far luce su alcuni aspetti che la nuova norma, a causa di un non perfetto coordinamento non il contesto normativo in cui è inserita, lasciava irrisolti.

Decorrenza dell’obbligo di PEC per gli amministratori di società di capitali.

La norma di cui all’articolo 1, comma 860, della legge n. 207 del 2024 è entrata in vigore il 1° gennaio 2025. Nessun dubbio si pone pertanto rispetto alla sua applicazione alle imprese che siano costituite a decorrere da questa data, o che comunque presentino la domanda di iscrizione al registro successivamente a questa data.

Si osserva tuttavia che l’obbligo di cui all’articolo 16, comma 6, del decreto-legge n. 185 del 2008, che con la novella all’esame viene esteso agli «amministratori di imprese costituite in forma societaria», in forza del secondo periodo della disposizione richiamata si applica comunque a «tutte le imprese, già costituite in forma societaria», per le quali nella disposizione originaria era previsto uno specifico termine di adempimento.
Ciò determina l’applicazione dell’estensione dell’obbligo disposta dalla legge di bilancio 2025 anche alle imprese che siano già costituite prima della data di entrata in vigore della norma estensiva, ovvero prima del 1° gennaio 2025.
In ragione dell’assenza di un espresso termine di adempimento, che non viene determinato in alcun modo dal recente intervento del legislatore né risulta altrimenti rintracciabile per via interpretativa, pare comunque opportuno individuare un termine che consenta una legittima applicazione dell’obbligo, come esteso, alla luce della necessità di adottare una ragionevole interpretazione della norma, nella parte in cui prevede la immediata imposizione di una siffatta estensione, anche a fronte della numerosità dei soggetti di essa destinatari. Anche alla luce della incertezza interpretativa della disposizione e della conseguente diffusa inconsapevolezza delle imprese destinatarie dell’obbligo, si ritiene pertanto opportuno – salvo quanto indicato, qui di seguito, al paragrafo «Prima comunicazione e aggiornamento dell’informazione», con riferimento all’ipotesi di sostituzione o di rinnovo dell’amministratore – assegnare alle imprese costituite prima del 1° gennaio 2025 termine per la comunicazione degli indirizzi PEC dei propri amministratori fino alla data del 30 giugno 2025. Si demanda al Sistema camerale la diffusione dell’informazione presso le imprese, di cui sarà in ogni caso data notizia anche mediante pubblicazione di apposita nota informativa sul sito istituzionale del Ministero.

Soggetti obbligati. Le imprese.

L’articolo 1, comma 860, della legge di bilancio 2025 estende l’obbligo di comunicazione in relazione all’indirizzo di posta elettronica certificata degli amministratori «di imprese costituite in forma societaria».
All’ampia formulazione della disposizione normativa non può che conseguire pertanto una onnicomprensiva riconduzione nel novero dei soggetti obbligati di tutte le forme societarie, siano esse società di persone o di capitali, secondo le quali può svolgersi una attività imprenditoriale, e, di converso, l’esclusione da esso delle forme societarie cui non è consentita l’intrapresa di attività commerciali: quali la società semplice, in ragione della disposizione di cui all’articolo 2249, secondo comma, del codice civile e con la sola eccezione delle società semplici che esercitino l’attività agricola, e le società di mutuo soccorso, giusta la norma di cui all’articolo 2, comma secondo, della legge 15 aprile 1886, n. 3818.
Per le stesse ragioni, alla luce dell’attività sociale, volta alla disciplina o allo svolgimento di determinate fasi delle imprese appartenenti agli imprenditori istituenti, deve escludersi che l’obbligo trovi applicazione con riferimento ai consorzi, anche con attività esterna, nonché alle società consortili.
Si ritiene invece che possano esservi ricomprese, a determinate condizioni, le reti di imprese. Come noto, il contratto di rete è lo strumento con il quale più imprenditori perseguono lo scopo di «accrescere, individualmente e collettivamente, la propria capacità innovativa e la propria competitività sul mercato e a tal fine si obbligano, sulla base di un programma comune di rete, a collaborare in forme e in ambiti predeterminati attinenti all’esercizio delle proprie imprese ovvero a scambiarsi informazioni o prestazioni di natura industriale, commerciale, tecnica o tecnologica ovvero ancora ad esercitare in comune una o più attività rientranti nell’oggetto della propria impresa». Il contratto istitutivo della rete può prevedere la creazione di un fondo patrimoniale comune, la nomina di un organo gestorio comune, ed anche lo svolgimento di attività commerciali con i terzi. In presenza di un fondo comune e dello svolgimento di un’attività commerciale rivolta ai terzi, la rete di imprese può iscriversi nella sezione ordinaria del registro delle imprese ed acquisisce soggettività giuridica: a fronte di queste circostanze, appare conforme al disposto normativo all’esame ricomprendere le reti di imprese nell’ambito dei soggetti tenuti alla comunicazione dell’indirizzo PEC dei propri amministratori.
Restano in ogni caso esclusi dall’ambito soggettivo di applicazione della norma gli altri enti giuridici non costituiti in forma societaria, o non rivolti allo svolgimento di una attività imprenditoriale.

Soggetti obbligati. Gli amministratori.

Così perimetrato l’insieme delle imprese cui la norma risulta applicabile, deve porsi mente al secondo, connesso, profilo soggettivo da essa posto, con riferimento ai soggetti il cui recapito di posta elettronica certificata deve costituire l’oggetto della comunicazione al registro delle imprese.
La sua formulazione pare atta a condurre ad una interpretazione estensiva della disposizione, tale da far ritenere che il termine «amministratori» faccia ampio riferimento alla funzione di gestione dell’impresa. Benché ad una siffatta interpretazione sembrerebbe poter ostare il principio generale che il legislatore ha inteso porre con l’articolo 1, comma 2, del decreto-legge 24 gennaio 2012, n. 18, ove si stabilisce che «le disposizioni recanti divieti, restrizioni, oneri o condizioni all’accesso ed all’esercizio delle attività economiche sono in ogni caso interpretate ed applicate in senso tassativo, restrittivo e ragionevolmente proporzionato alle perseguite finalità di interesse pubblico generale, alla stregua dei principi costituzionali per i quali l’iniziativa economica privata è libera secondo condizioni di piena concorrenza e pari opportunità tra tutti i soggetti, presenti e futuri, ed ammette solo i limiti, i programmi e i controlli necessari ad evitare possibili danni alla salute, all’ambiente, al paesaggio, al patrimonio artistico e culturale, alla sicurezza, alla libertà, alla dignità umana e possibili contrasti con l’utilità sociale, con l’ordine pubblico, con il sistema tributario e con gli obblighi comunitari ed internazionali della Repubblica», si ritiene che una interpretazione meno letterale della norma possa risultare maggiormente aderente alla sua ratio e risulti giustificata dalla prevalenza di quelle finalità di interesse pubblico generale da essa perseguite e ad essa sottese.
Sembra quindi doversi desumere che l’obbligo possa essere applicato ai liquidatori della società, siano essi nominati dai soci o per intervento giudiziale: ovvero a soggetti per certi versi normativamente accostati agli amministratori, ai quali il codice civile, pur mantenendone sotto alcuni aspetti distinti profilo e funzioni rispetto a quelli propri degli amministratori societari (ad esempio, riservando ad essi poteri connessi al compimento degli atti necessari alla liquidazione della società, ma precludendo loro la gestione di nuove operazioni), rimette comunque la cura di funzioni di amministrazione dell’impresa in liquidazione, in luogo degli amministratori ormai cessati. Sarebbe irragionevole ritenere che, proprio nella delicata fase di liquidazione della società, possano considerarsi venute meno quelle superiori esigenze di interesse pubblico che hanno determinato l’obbligo di esposizione nel registro imprese di un diretto domicilio digitale dei soggetti cui è affidata l’amministrazione della società, sia pure nella limitata prospettiva della sua liquidazione.
In ogni caso, la disposizione pare dover essere riferita esclusivamente ai soggetti, persone fisiche o giuridiche, cui formalmente compete il potere di gestione degli affari sociali, con le connesse funzioni di dirigenza ed organizzazione.
È opportuno evidenziare, infine, che il riferimento dell’obbligo alle persone che svolgono l’incarico e non all’organo in quanto tale comporta che, in costanza di una pluralità di amministratori dell’impresa, debba essere iscritto un indirizzo PEC per ciascuno di essi.

Ammissibilità dell’indirizzo di posta elettronica certificata.

La formulazione testuale della disciplina normativa sin qui esaminata non reca espresse limitazioni né preclusioni in ordine all’indirizzo PEC prescelto dall’amministratore e oggetto di obbligatoria comunicazione al registro delle imprese.
Nel silenzio delle norme, parrebbe pertanto in linea di principio non rifiutabile l’iscrizione per l’amministratore del medesimo indirizzo di posta elettronica certificata dell’impresa. L’ipotesi, che potrebbe risultare auspicabile in un’ottica di semplificazione e riduzione dell’onere in occasione del primo adempimento dell’obbligo stabilito dalla disposizione in esame, come novellata, parrebbe peraltro foriera di possibili complicazioni sotto molteplici profili (nella gestione e smistamento della posta, nell’accesso alla casella, nella trasparenza verso l’esterno della distinzione dei destinatari), a prescindere dalla considerazione per la quale una distinzione dell’indirizzo PEC dell’amministratore da quello della società risulterebbe comunque certamente più aderente alla ratio della norma, indubbiamente volta a garantire la conoscibilità di un recapito di posta elettronica proprio ed esclusivo dell’amministratore da parte di tutti i soggetti terzi che possano avere legittimamente interesse ad un canale di comunicazione diretto e formale.
La percorribilità di una simile soluzione risulta però impedita dalle disposizioni già emanate da questa Amministrazione, d’intesa con il Ministero della giustizia, con la direttiva del 22 maggio 2015, ove si prescrive che l’indirizzo di posta elettronica dell’impresa comunicato per l’iscrizione nel registro delle imprese sia «nella titolarità esclusiva della medesima», dovendosi in caso contrario ritenere non legittimamente effettuata l’iscrizione stessa: ciò in ragione della ratio delle norme qui all’esame, nonché alla luce delle ripercussioni dell’iscrizione su molteplici piani, non ultimo in relazione alle disposizioni concernenti il processo civile telematico.
Le imprese che avessero, medio tempore, optato per la coincidenza dei due recapiti, comunicando alla competente Camera di commercio, per l’iscrizione nel registro delle imprese, il medesimo domicilio digitale dell’impresa anche quale indirizzo PEC dei propri amministratori, potranno conformarsi alle presenti indicazioni entro il termine, già indicato in questa nota, del 30 giugno 2025. Si invitano le Camere di commercio a darne la più ampia informazione alle imprese del proprio territorio.
Nel caso in cui un medesimo soggetto svolga l’incarico di amministratore in favore di una pluralità di imprese, potrà indicare per ciascuna di esse un medesimo indirizzo di posta elettronica certificata, ovvero – a propria scelta – dotarsi di più indirizzi differenti in relazione a ciascuna o a gruppi di esse. Non si rilevano sotto questo aspetto ragioni atte a fondare una preclusione o un giudizio di inopportunità, sia sotto il profilo testuale sia sotto quello della ratio sottesa alla norma.

Prima comunicazione e aggiornamento dell’informazione.

Si è già individuato, nel corso di questa analisi, il momento nel quale o entro il quale l’impresa è tenuta alla prima comunicazione degli indirizzi PEC dei propri amministratori.
In particolare, per le imprese costituite dopo il 1° gennaio 2025, o per quelle che – pur sulla base di un atto costitutivo di data antecedente – presentino la domanda di iscrizione dopo il 1° gennaio 2025, lo si è individuato in coincidenza con il deposito della domanda di iscrizione nel registro delle imprese.
Per le imprese già costituite antecedentemente all’entrata in vigore dell’obbligo in parola, si è valutato opportuno, per le ragioni esposte, riconoscere un termine per l’adempimento al 30 giugno 2025.
In ogni caso, la comunicazione dovrà essere effettuata in occasione della iscrizione di una nuova nomina o del rinnovo dell’amministratore, nonché della nomina del liquidatore, anche nell’eventualità in cui – per le imprese già costituite – questa comunicazione avvenga in data antecedente il 30 giugno 2025.

Diritti di segreteria.

Come esposto in premessa, l’articolo 1, comma 860, della legge n. 207 del 2024 estende agli amministratori di imprese costituite in forma societaria l’obbligo previsto dall’articolo 16, comma 6, del decreto-legge n. 185 del 2008. L’ultimo periodo del comma richiamato stabilisce che «l’iscrizione del domicilio digitale nel registro delle imprese e le sue successive eventuali variazioni sono esenti dall’imposta di bollo e dai diritti di segreteria».
La disposizione è testualmente riferita alla sola iscrizione nel registro delle imprese del domicilio digitale dell’impresa, e nulla dispone con riguardo alla fattispecie all’esame.
Un’interpretazione estensiva della norma pare però resa necessaria dalla irragionevolezza di una diversa soluzione, che pare doversi addebitare al mancato compiuto coordinamento del recente intervento del legislatore con il contesto normativo in cui la novella è inserita, e a fronte della quale verrebbero contraddittoriamente escluse dagli indicati oneri economici l’iscrizione e la variazione dell’indirizzo PEC dell’impresa, ma non le medesime operazioni relative agli indirizzi di posta elettronica certificata degli amministratori.
Si ritiene pertanto che l’esenzione prevista dall’articolo 16, comma 6, ultimo periodo, del decreto-legge n. 185 del 2008 operi anche in relazione alla comunicazione e alla variazione degli indirizzi PEC degli amministratori dell’impresa soggetta all’obbligo di comunicazione introdotto dall’articolo 1, comma 860, della legge n. 207 del 2024.
La comunicazione o la variazione dell’indirizzo PEC dell’amministratore presentata in uno con una domanda di iscrizione o deposito di un atto (ad esempio, della nomina o del rinnovo dell’amministratore medesimo) al registro delle imprese resterebbe invece soggetta alla ordinaria disciplina concernente i diritti di segreteria.

Mancato adempimento e sanzioni.

La comunicazione dell’indirizzo di posta elettronica certificata degli amministratori è obbligatoria relativamente alle imprese ricomprese nell’ambito di applicazione soggettiva della disposizione, come individuato nel corso di questa nota.
L’omissione della sua indicazione, in quanto elemento informativo necessario per espressa previsione di legge, impedisce la positiva conclusione dell’iter istruttorio della domanda presentata dall’impresa.
A fronte di una domanda di iscrizione, ovvero di un atto di nomina o di rinnovo di un amministratore, da parte di una impresa soggetta all’obbligo, la Camera di commercio ricevente l’istanza dovrà pertanto disporre la sospensione del procedimento, assegnando all’impresa un congruo termine, comunque non superiore a trenta giorni, per l’integrazione del dato mancante, al suo spirare procedendo, in difetto di ottemperanza, al rigetto della domanda.
Sotto il profilo sanzionatorio, la novella non introduce alcuna nuova previsione, né, giusta il principio di legalità di cui all’articolo 1 della legge 24 novembre 1981, n. 689, possono trovare applicazione alla fattispecie in esame, in via d’estensione o di analogia, le disposizioni di cui ai commi 6-bis e 6-ter dell’articolo 16 del più volte menzionato decreto- legge n. 185 del 2008.
Residua l’applicabilità della ordinaria sanzione prevista dall’articolo 2630 del codice civile, in forza del quale è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro «chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese», salva la riduzione dell’importo della sanzione ad un terzo nel caso in cui la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengano «nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti».
In conclusione, si invitano le Camere di commercio destinatarie di questa nota a voler dare seguito alle indicazioni fornite da questa Amministrazione. Si chiede a Unioncamere di voler trasmettere, sulla base delle informazioni previamente acquisite presso le Camere, successivi aggiornamenti relativamente all’applicazione sul territorio nazionale delle disposizioni in oggetto, evidenziando eventuali criticità e esponendo, ove disponibili, elementi, circostanze e fattispecie che presentino caratteristiche di novità o che non risultino essere stati esaminati in questa nota, al fine di consentirne l’ampliamento e, ove necessario, la correzione.