Il Presidente del Tribunale di Sulmona visto l’art. 16 bis D.L. n. 179/12, come modificato dall’art. 44 D.L. 90/2014 sottopone ai difensori, ai professionisti ausiliari del giudice e al personale di cancelleria la seguente prima versione delle linee guida, preparatoria della versione definita che verrà emanata sulla base dei rilievi che saranno pervenuti da tutti gli interessati; segnala inoltre l’utilità, per ogni difficoltà o dubbio interpretativo, della consultazione dell’indirizzo web www.processotelematico.giustizia.it oltre che dell’indirizzo (“sulmonese”) www.miolegale.it.Deposito di atti (ricorso, comparsa, memorie, etc) e documenti allegatiLa norma dell’ art.16 bis D.L. n.179/12 stabilisce che partire dal 30 giugno 2014, il deposito degli atti processuali successivi a quelli di costituzione in giudizio abbia luogo esclusivamente con modalità telematica:

"A decorrere dal 30 giugno 2014 nei procedimenti civili, contenziosi o di volontaria giurisdizione, innanzi al tribunale, il deposito degli atti processuali e dei documenti da parte dei difensori delle parti precedentemente costituite ha luogo esclusivamente con modalità telematiche, nel rispetto della normativa anche regolamentare concernente la sottoscrizione, la trasmissione e la ricezione dei documenti informatici.
Allo stesso modo si procede per il deposito degli atti e dei documenti da parte dei soggetti nominati o delegati dall’autorità giudiziaria.
Le parti provvedono, con le modalità di cui al presente comma a depositare gli atti e i documenti provenienti dai soggetti da esse nominati.”

Formato di atti e documenti allegatil’art. 11 DM 21 febbraio 2011, n. 44 (regole tecniche) stabilisce che “l’atto del processo in forma di documento informatico è privo di elementi attivi ed è redatto nei formati previsti dalle specifiche tecniche di cui all’articolo 34” (il quale a sua volta fa rinvio al provvedimento 18 luglio 2011 contenente tali specifiche tecniche, da non confondere quindi con le regole tecniche); L’art. 12 delle specifiche tecniche in data 18 luglio 2011 prevede al riguardo, quanto agli atti: L’atto del processo in forma di documento informatico rispetta i seguenti requisiti:

è in formato PDF;
è privo di elementi attivi (Sono elementi attivi le macro, i campi variabili e altre istruzioni capaci di cambiare automaticamente il testo dopo la sua immissione (alla stessa maniera di un pagina scritta con inchiostro simpatico o succo di limone). Si tenga presente in ogni caso che il salvataggio in PDF (imposto per gli atti dalle specifiche tecniche) è sufficiente a depurare il testo da tali elementi. Elementi attivi (campi di aggiornamento data, macro etc.) sono quindi utilizzabili in sede di redazione del testo purché detto testo sia successivamente salvato in PDF);
è ottenuto da una trasformazione di un documento testuale, senza restrizioni per le operazioni di selezione e copia di parti (Deve cioè consentire il “copia e incolla”); non è pertanto ammessa la scansione di immagini;
è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata esterna, pertanto il file ha la seguente denominazione: .pdf.p7m;

L’art. 12 DM 21 febbraio 2011, n. 44 delle regole tecniche prevede altresì, quanto ai documenti:

I documenti informatici allegati all’atto del processo sono privi di elementi attivi e hanno i formati previsti dalle specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 34.
È consentito l’utilizzo dei formati compressi (Documenti c.d. “zippati” ovvero file “.zip” e altri formati idonei a ridurre la quantità di memoria occupata dal file), secondo le specifiche tecniche stabilite ai sensi dell’articolo 34, purché contenenti solo file nei formati previsti dal comma precedente.

L’art. 13 delle specifiche tecniche (richiamate dall’art. 34 delle regole tecniche) stabilisce poi, quanto ai documenti allegati, che gli stessi, sono a loro volta: privi di elementi attivi e possono essere salvati in uno dei seguenti formati: .pdf - .odf - .rtf - .txt - .jpg - .gif - .tiff - .xml. È consentito l’utilizzo di formati compressi purché contenenti file nei formati previsti al comma precedente: I file compressi ammessi sono in formato .zip - .rar - .arj . Gli allegati possono essere sottoscritti con firma digitale o firma elettronica qualificata; nel caso di formati compressi la firma digitale, se presente, deve essere applicata dopo la compressione.Per semplificare e riassumere si può quindi dire:

che l’atto processuale (citazione di terzo, ricorso per decreto ingiuntivo, comparsa, memoria etc.) deve essere sempre salvato in formato Pdf suscettibile di copia e incolla;
che il documento allegato (o più spesso la copia informatica allegata al posto del documento cartaceo originale) può avere i diversi formati visti sopra, purché privo sempre di elementi attivi. Il maggior numero di formati previsti per gli allegati, rispetto agli atti, si spiega con la necessità di consentire, nel caso di documento originale informatico, la produzione in originale del maggior numero di tipi documentali esistenti; nel caso quindi di allegati costituiti da copie di originali cartacei conviene utilizzare il formato .Pdf.
che i documenti allegati (non quindi gli atti) possono essere anche compressi nei formati suindicati purché originariamente prodotti in uno dei formati ammessi per i documenti

Perfezionamento e data del depositoL’ art.13 DM n.44/11, aggiornato con Decreto n.209/12, confermato da d.l. 179/2012 art. 16 bis c.7, stabilisce che data e orario di deposito siano quelli della ricevuta di avvenuta consegna da parte del gestore di posta elettronica certificata dal Ministero di Giustizia; Il contrasto ravvisato fra tale disposizione, che non prevede limiti di orario, e quella dell’articolo 13 comma 2 e 3, D.M. 44/2011 che stabiliva invece come termine utile quello delle ore 14.00 del giorno di scadenza è stato ora risolto dalla norma dell’art 51 D.L. 90/2014 (in vigore dal 25 giugno 2014) la quale al comma 7° del citato art. 16 bis ha aggiunto il periodo “il deposito è tempestivamente eseguito quando la ricevuta di avvenuta consegna è generata entro la fine [23:59] del giorno di scadenza e si applica la norma del quarto e quindi comma dell’art. 155 c.p.c. (proroga al primo giorno non festivo dei termini scadenti in giorno festivo e per gli atti processuali da compiere fuori l’udienza scadenti anche in giorno di sabato)PECL’art. 4 comma 4 specifiche tecniche 18 luglio 2011 precisa, che non possono essere utilizzate diverse caselle di PEC per la trasmissione e il deposito di atti processuali.Consulenti e altri ausiliari del giudiceL’art. 9 delle specifiche tecniche stabilisce, quanto ai consulenti e altri ausiliari che:

I professionisti non iscritti all’albo, oppure per i quali il proprio ordine di appartenenza non abbia provveduto all’invio di copia dell’albo (ad eccezione degli avvocati), si registrano al ReGIndE attraverso un Punto di Accesso (PdA) o attraverso il Portale dei Servizi Telematici, previa identificazione, effettuando altresì l’inserimento (upload) del file che contiene copia informa-tica, in formato PDF, dell’incarico di nomina da parte del giudice; tale file è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata dal soggetto che intende iscriversi.
Il PdA provvede a trasmettere l’avvenuta registrazione con le medesime modalità di cui all’articolo precedente, con la differenza che il file ComunicazioniSoggetti.xml è digitalmente sottoscritto con firma digitale o firma e-lettronica qualificata dal PdA
Qualora il professionista di cui al comma 1 s’iscriva ad un albo, oppure pervenga copia dell’albo da parte dell’ordine di appartenenza, prevalgono i dati trasmessi dall’ordine stesso; in questo caso il sistema cancella la prima iscrizione e invia un messaggio PEC di cortesia al professionista.

Ciò vuol dire che nel caso di omesso invio della registrazione da parte dell’Ordine di appartenenza il professionista può munirsi di autonoma PEC destinata in seguito ad essere sostituita da quella che venisse poi regolarmente inviata dall’OrdineDuplicità del regime documentaleIl processo telematico nasce sulla base di un doppio regime documentale, cartaceo ed informatico, destinato a permanere per un non definibile periodo di tempo ma che ragioni teoriche e pratiche, di medio e lungo periodo, consigliano di considerare definitivo. In via generale il completo abbandono del documento cartaceo risulta incompatibile con l’esistenza di possibili utenti o settori del “servizio giustizia” all’interno del quale il fascicolo processuale è destinato a valere. Ostano in particolare al completo abbandono del documento cartaceo:

Nel breve o medio periodo, le ragioni endoprocessuali derivanti dalla probabile diffusione “a macchia di leopardo” del processo telematico e dalla conseguente possibile impreparazione degli uffici giudiziari (equiparati o sovraordinati) presso i quali il fascicolo può o deve essere trasmesso per ragioni di competenza, prove delegate, impugnazione, rinvio o controllo giurisdizionale o amministrativo. La necessità di consentire la visibilità del fascicolo e l’operabilità sullo stesso da parte di uffici giudiziari diversi da quelli presso i quali sono attive le funzionalità del processo telematico impongono la conservazione di un fascicolo cartaceo completo della totalità degli atti originali e in copia presenti nel fascicolo informatico.
Vi ostano inoltre, sempre nel medio periodo, le ragioni extraprocessuali ed endoprocessuali derivanti dalla necessità di assicurare la visibilità del fascicolo e l’operabilità sullo stesso da parte di autorità ed enti amministrativi o di ausiliari esterni non ancora muniti dei sistemi di accesso al processo telematico (si pensi alle pubbliche amministrazioni autorizzate a stare in giudizio mediante propri funzionari).
Vi ostano infine, nel lungo periodo, le ragioni teoriche e pratiche tendenzialmente perenni, di natura endoprocessuale ed extraprocessuale, legate alla necessità:

di recepire, conservare e rendere fruibili nella loro struttura originaria (per le eventuali verifiche di originalità), gli originali dei documenti cartacei e fisici che necessariamente continueranno ad essere prodotti nel contesto sociale in cui l’ufficio giudiziario è chiamato ad operare (si pensi ai testamenti olografi, alle altre scritture private, a dipinti, schizzi, registrazioni vocali o visive compiute su supporti obsoleti) e alle possibili querele di falso o disconoscimento di scrittura che richiedono la produzione degli originali;
di consentire la visibilità del fascicolo da parte di tutti gli aventi diritto alla sua consultazione (parti private e pubbliche non munite dei sistemi di accesso al processo telematico, cittadini stranieri etc);
di assicurare il funzionamento degli uffici nei casi -finora non infrequenti e teoricamente sempre possibili- di malfunzionamento dei sistemi informatici coincidenti con la scadenza di termini perentori o con giorni di udienza (ciò per il caso in cui anche per la verbalizzazione di udienza fosse reso obbligatorio l’utilizzo di strumenti informatici);
di redigere i verbali in forma cartacea nei casi in cui si renda necessaria la raccolta di dichiarazioni di soggetti non muniti di firma digitale.

A tal riguardo va precisato che la norma dell’art. 45 D.L. 90/2014 ha modificato sia la norma generale dell’art. 126 c.p.c. sulla sottoscrizione del verbale da parte del Cancelliere e dei soggetti intervenuti sia la norma speciale dell’art. 207 c.p.c. sulla sottoscrizione da parte del testimone. In base a dette disposizioni la sottoscrizione da parte di soggetti non muniti di firma digitale sembrerebbe quindi non essere più prevista. Dubbia tuttavia è l’applicabilità della nuova disposizione alla proposizione della querela di falso personalmente dalla parte con dichiarazione da unirsi al verbale di udienza ( art. 221 c.p.c.) mentre certamente da escludere è l’applicabilità del nuovo regime alla confessione spontanea di cui all’art. 229 c.p.c. contenuta in qualsiasi atto processuale firmato personalmente dalla parte. È inoltre da aggiungere che, nei restanti casi, il rischio di querele o denunce di falso cui sarebbero facilmente esposti i magistrati, può sconsigliare una tale “dematerializzazione” delle attestazioni sulle presenza e sul contenuto delle dichiarazioni rese da testi e parti interrogate, ciò almeno fino a quando non si sarà in grado di dotare le udienze di funzionari incaricati dell’identificazione personale dei dichiaranti e di postazioni informatiche munite di sistemi di registrazione audiovisiva in grado di documentarne per altra via la presenza e le dichiarazioni. Fino ad allora la nuova disciplina non sembra tutelare adeguatamente quei magistrati (la maggior parte) che, non potendo avvalersi dell’assistenza del cancelliere in udienza, sono di fatto chiamati ad assumere le funzioni certificanti di quest’ultimo, né sembra impedire, di conseguenza, a quanti di essi intendano tutelarsi contro possibili future accuse di falso, di continuare a raccogliere tali dichiarazioni su verbali cartacei muniti della sottoscrizione vergata a mano dal dichiarante (unica traccia fisica della sua effettiva presenza e adesione al contenuto delle dichiarazioni); Su tali premesse nei verbali contenenti deposizioni testimoniali, interrogatori, conferimento incarichi o altre dichiarazioni di parte, la sottoscrizione dei soggetti intervenuti potrà continuare ad essere acquisita su originale cartaceo vergato a mano dal giudice e dal cancelliere, stampato mediante consolle. Il file così prodotto e munito di firma digitale costituirà copia informatica di originale cartaceo; Il complesso di tali ragioni impongono quindi la previsione:

di un fascicolo cartaceo, o più propriamente di un “fascicolo fisico”, in cui conservare la totalità degli atti, documenti e reperti fisici (cartacei e non cartacei) di cui si rendesse comunque necessaria l’acquisizione al processo;
della produzione e conservazione in ciascun fascicolo di copie o riproduzioni dei documenti, o quanto meno dell’indice completo, degli originali di atti e documenti presenti nell’altro;
della conseguente messa in relazione degli indici dei due fascicoli mediante inserimento, in separata sezione dell’indice di ciascuno, dell’indice degli atti e documenti presenti nell’altro.

Va inoltre aggiunto che le ragioni di cui al punto 14/3-3 (ed in particolare l’esigenza di prevenire l’alluvione di istanze di remissione in termini che investirebbe l’ufficio nel caso di scadenza di termini o di paralisi de sistemi) richiedono la previsione normativa dell’automatico ripristino, in via succedanea, di un sistema cartaceo di deposito dell’atto o di documentazione dell’udienza, che entri immediatamente in vigore nel caso di malfuzionamento del sistema accertato entro le 24 o 48 ore successive, con anticipata previsione ex lege del successivo termine di deposito e di automatica attribuzione di valere di originale alla documentazione cartacea dell’udienza altrimenti destinata a valere come copia. Prioritarie fra tali esigenze sono quelle che in ogni caso si pongono come corollario del diritto di difesa; di qui l’esigenza in particolare:

che alle parti non munite di sistemi di accesso al fascicolo informatico e ai difensori (diversi dagli avvocati) non tenuti a munirsene, sia sempre consentita la visibilità dei documenti (originali e in copia) ivi prodotti;
che ai difensori (diversi dagli avvocati) muniti di ius postulandi ma non tenuti a dotarsi di sistemi di accesso al PT (funzionari di pubbliche amministrazioni nei giudizi di lavoro) ovvero alle parti autorizzate a stare in giudizio personalmente sia consentita la possibilità di depositare atti in originali cartacei;
che alle parti e ai difensori che accedono ai fascicoli informatici sia assicurata, medianti copie informatiche, la visibilità della totalità dei documenti cartacei presenti nel fascicolo cartaceo, ciò anche allo scopo di non vanificare i vantaggi offerti dal fascicolo informatico.

Va quindi osservato che nell’attuale insufficienza dei mezzi occorrenti per la necessaria digitalizzazione della totalità dei documenti cartacei, l’ultima esigenza, va assicurata quanto meno nella forma ridotta (sub 4/c) costituita dalla riproduzione in ciascun fascicolo dell’indice completo e quotidianamente aggiornato, degli atti e documenti presenti nell’altro. Di qui la necessità del quotidiano aggiornamento degli indici dei documenti presenti in ciascun fascicolo della quotidiana estrazione e conservazione in ciascun fascicolo dell’indice degli atti e documenti presenti nell’altro.Indici cartacei e informaticiIn assenza di norme e risorse umane che impongano e consentano la digitalizzazione della totalità dei documenti è assolutamente necessario che la Cancelleria e i Difensori assicurino:

Che i fascicoli cartacei di parte continuino ad essere prodotti nel rispetto delle precedenti disposizioni;
Che il fascicolo informatico contenga l’indice completo degli atti e documenti cartacei e digitali presenti nei fascicoli cartaceo e informatico;
Che il fascicolo cartaceo contenga a sua volta l’indice completo degli atti e documenti cartacei e digitali nei fascicoli informatico e cartaceo
Che detti indici siano quotidianamente aggiornati;
che i difensori depositino sempre, anche nel caso di allegati agli atti di costituzione (per i quali non vi è obbligo di deposito telematico);
Copia informatica di ciascun documento cartaceo originale;
Copia cartacea di ciascun documento informatico originale
Che gli indici dei documenti presenti in ciascun fascicolo siano quotidianamente aggiornati.

Sintesi e strutturazione degli atti Allo scopo di favorire la prevista futura implementazione dei programmi sono inoltre graditi: l’impegno a redigere gli atti in forma sintetica; l’inserimento delle conclusioni all’inizio dell’atto subito dopo l’intestazione; la scrittura in grassetto delle sole parti del testo contenenti i dati identificativi delle disposizioni normative citate; la sottolineatura delle sole parti del testo contenenti la data o gli altri elementi identificati di fatti, atti e beni indicati all’interno degli atti processuali; la numerazione di ciascun capoverso attraverso l’utilizzo dell’apposita funzione (elenchi numerati)Deposito telematico di documenti (regole tecniche e buone prassi)

Nel deposito telematico degli atti è necessario che ciascun documento sia depositato mediante distinti file numerati, contenenti la sintetica indicazione del contenuto, della data o dell’oggetto del documento (es. contratto in data 30 giugno 2014).
In caso di documenti cartacei composti di un eccessivo numero più pagine, la copia informatica potrà essere limitata alla scansione delle parti ritenute rilevanti;
Nel caso di documenti informatici eccedenti le dimensioni previste dalle regole tecniche (30 MB), l’art. 51 D.L. 90/14 ha integrato l’art. 16 bis c. 7 citato, precisando che il deposito potrà avvenire mediante più distinti depositi telematici. Dubbio infine il senso dell’ultima espressione secondo cui “il deposito è tempestivo quando è eseguito entro la fine del giorno di scadenza”. È da ritenere che con il termine eseguito il legislatore abbia inteso significare completato o perfezionato e che quindi la data di deposito rilevante ai fini dei termini di scadenza sia quella dell’ultimo deposito anteriore alla scadenza. Anche in tal caso tuttavia i documenti o le parti di documenti spediti in precedenza dovrebbero ritenersi utilizzabili.
In via generale è gradito il deposito dei documenti, anche se graficamente meno definiti, che occupino minor memoria, ciò anche attraverso l’utilizzazione dei formati compressi (es .ZIP) ammessi dalle regole tecniche.
la scansione anche di bassa qualità, che utilizzi minore memoria, eventualmente utilizzando appositi programmi di compressione è preferita a quella più definita che occupi maggior memoria.

Procedimenti per decreto ingiuntivoNei procedimenti monitori, la produzione telematica di più documenti non può avvenire in unico file, privo di indice.Verbali telematiciAl termine dell’udienza il verbale depositato telematicamente con firma digitale del giudice sarà stampato dalla cancelleria, e rimarrà nel fascicolo cartaceo; per la stesura dei verbali a consolle, il giudice potrà farsi aiutare da stagisti, tirocinanti, ecc.; non è consentito l’utilizzo di seconda tastiera per la verbalizzazione di istanze ed eccezioni da parte dei difensori;Custodi, interpreti, curatori e altri ausiliari del giudiceGli ausiliari del giudice sono tenuti a munirsi di PEC comunicata al rispettivo Ordine professionale; Gli ausiliari muniti di PEC saranno abilitati ad accedere al fascicolo del singolo procedimento, e ai documenti prodotti informaticamenteAltri eventi processuali32. la totalità delle ricevuta di avvenuta consegna generate dal sistema e degli altri eventi eventi del sistema potenzialmente suscettibili di assumere giuridico rilievo dovranno essere separatamente documentate dalla Cancelleria in formato sia cartaceo che informatico, in quest’ultimo caso mediante semplice screenshot ( tasti ALT-STAMP o Alt-PrtScn o PrtScrn). Sul Processo civile Telematico vedi anche:

Processo Civile Telematico. Linee guida del Tribunale di Sulmona.